Så löser du flaskhalsarna i er rekryteringsprocess

Alla företag har flaskhalsar i sin rekryteringsprocess. Här kommer vi att titta närmare på de allra vanligaste och ge konkreta råd kring vad man kan göra för att lösa dem. Är du osäker på vilka era främsta utmaningar är rekommenderar vi att du gör vårt quiz för att ta reda på det, innan du läser vidare.

Varför är det här viktigt? 

Det finns många goda skäl att lösa flaskhalsarna i er rekryteringsprocess och att använda ett AI-assisterat rekryteringssystem som TalentAdore.

En bra och smidig rekryteringsprocess hjälper inte bara ert företag att spara tid och pengar – det är också A och O för att skapa en positiv kandidatupplevelse och ett starkt employer brand. Så, vad har ni att vinna på det?

Först och främst: jobbansökningar är lite som ett kärleksbrev. De förtjänar att tas emot och behandlas på bästa möjliga sätt av rent medmänskliga skäl. Och, även om alla kandidater inte kan vara rätt man för jobbet varje gång, kan de vara en potentiell tillgång för framtiden.

Det är därför en god idé att bygga upp och vårda sin talangpool, med hjälp av personlig kommunikation och relevant innehåll. 

Det är dessutom viktigt att komma ihåg att en kandidat inte bara är en kandidat. Det kan även vara eller bli en värdefull kund, som ni inte vill gå miste om.

En undersökning visar att nästan 7 av 10 stannar som kunder hos företag som nekat deras jobbansökningar, förutsatt att de haft en positiv kandidatupplevelse.

Ett mer avskräckande exempel går att hämta från det brittiska telekombolaget Virgin Media, som förlorade ett antal kunder efter en dåligt genomförd intervjuprocess.

Hela 6 % av kandidaterna valde att säga upp sina abonnemang, vilket motsvarar en förlorad intäkt på 5 miljoner dollar per år (och då har man inte räknat med avhopp från kandidaternas familjer, vänner och följare på sociala medier).

8 vanliga flaskhalsar i rekryteringsprocessen – och hur du löser dem

1. Ni får inte in tillräckligt många bra ansökningar 

Den allra vanligaste flaskhalsen i rekryteringsprocessen är att man inte lyckas locka rätt kandidater att söka den utlysta tjänsten, vilket kan ha flera olika orsaker. Här är våra bästa råd för att få in fler relevanta ansökningar: 

• Se över platsannonsen

Många kandidater vill vara säkra på att rollen passar dem, innan de ens överväger att skicka in en ansökan. Var därför tydlig med relevanta detaljer redan i annonsen: från kvalifikationer till företagskultur och förmåner.

Det kan också löna sig att väcka intresse genom att sticka ut från mängden, till exempel genom att använda en lättsam ton eller en annorlunda utformning. Men ta det inte för långt: det är också viktigt att annonsen går i linje med ert varumärke.

• Leta på nya platser 

Det är inte säkert att de bästa kandidaterna finns där du tror. Idag finns många kanaler att annonsera i: från traditionella plattformar till branschspecifika forum och grupper i sociala medier. Prova att söka dig utanför dina vanliga jaktmarker och se vad du hittar!

• Gör ordentlig research

Det är svårt att attrahera rätt kandidater, om du inte har någon aning om vilka de är, vad de gillar eller hur ert erbjudande står sig i branschen. Ta del av relevant data och gör egna efterforskningar för att lära känna din målgrupp och era konkurrenter. 

• Bygg upp en talangpool

Tänk att alltid ha ett antal kandidater färdiga i pipelinen, när det är dags att utlysa en ny roll. Genom att bygga upp en talangpool och vårda den väl skapar du dig själv en genväg inför framtida rekryteringar, vilket vi kommer återkomma till senare i artikeln. 

• Ha realistiska förväntningar

Många arbetsgivare ställer höga krav på erfarenhet och specifika färdigheter, samtidigt som de erbjuder en lönegrad som är under branschgenomsnittet. Det här går förstås inte ihop. För att attrahera de bästa kandidaterna kanske ni behöver sänka era krav och/eller erbjuda en mer konkurrenskraftig ersättning.

Läs mer: Attrahera fler relevanta kandidater och undvik irrelevanta kandidater

2. Kandidatupplevelsen är inte tillräckligt bra

En dålig kandidatupplevelse kan göra att era kandidater tappar intresset för rollen under rekryteringsprocessens gång, talar illa om er inför andra potentiella kandidater och dessutom, som vi såg i exemplet ovan, att ni förlorar värdefulla kunder.

Om alla företag behandlade sina kandidater med samma omsorg som de behandlar sina kunder, hade det här aldrig varit ett problem. Här är våra bästa råd för att skapa en positiv kandidatupplevelse: 

• Kommunicera 

Håll  kandidaterna motiverade och uppdaterade, genom att hålla regelbunden kontakt och förse dem med relevant information genom hela processen. 

• Effektivisera

De bästa kandidaterna rör sig snabbt, så det bör du också göra. Automatisera de processer ni kan för att frigöra tid till sådant som kräver mänsklig finess. 

• Visa uppskattning

Tacka alla kandidater för att de tagit sig tid och visat intresse för rollen. Varför inte göra det lilla extra och skicka ett fysiskt tackkort eller en värdecheck? 

• Hantera kritik direkt

Låt gärna kandidaterna ge feedback på rekryteringsprocessen i varje steg och vänta inte med att agera på den, särskilt inte om den är negativ. 

Läs mer: Vad är kandidatupplevelse och hur kan det definieras?

Ni missar relevanta kandidater

Det svårt att vara helt objektiv när man utvärderar kandidater, även för den mest erfarna rekryterare.  Vi är trots allt människor. Här är våra bästa råd för att säkra mångfalden och undvika att förbise relevanta kandidater: 

• Erkänn att du inte är perfekt

Börja med att erkänna för dig själv att du inte är helt opartisk när du utvärderar kandidater. Det kan ingen människa vara. 

• Ta hjälp av AI

Ett AI-baserat rekryteringssystem hjälper dig att fokusera på önskade kompetenser istället för sekundära faktorer. Du sätter kriterierna och AI hittar de mest lämpade kandidaterna. 

• Bredda ditt nätverk

Gå med i relevanta grupper på Facebook och var aktiv på LinkedIn och i andra branschforum.  Kom ihåg att många kandidater  hellre “connectar” med människor än med företag.

• Prata kandidaternas språk

Ta reda på vad som driver dina ideala kandidater, vilka kompetenser de har,  vad de värdesätter i sitt arbete och hur de vill bli kontaktade. 

Läs mer: Fördelarna av att använda AI i rekrytering

4. Er ansökningsprocess är för komplicerad

Det behöver varken vara svårt eller tidskrävande att göra livet lite lättare för arbetssökande. En smidig användarupplevelse, tydlig kommunikation och personlig feedback kan göra större skillnad är du tror. Här är våra bästa råd för att förbättra ansökningsprocessen:

•  Samla allt på en plats

Att behöva hoppa runt mellan olika plattformar, webbplatser och formulär för att skicka in sin jobbansökan är ingen bra användarupplevelse. Är det verkligen det första intrycket du vill ge dina kandidater? 

• Informera mera

Var tydlig med hur ansökningsprocessen kommer gå till och hur lång tid den beräknas ta redan i platsannonsen. Håll sedan de sökande uppdaterade kring hur processen fortskrider med jämna mellanrum.

• Avsluta snyggt

Personlig feedback är viktig för att kunna göra bättre ifrån sig nästa gång, stärka sitt självförtroende och bli medveten om sina färdigheter och svagheter. Bjud dina kandidater på det, istället för att bara säga tack och hej. 

5. Era rekryterande chefer är överbelastade

Rekrytering kan vara väldigt tidskrävande om det görs manuellt. Genom att automatisera vissa uppgifter blir processen mer effektiv, samtidigt som kandidatupplevelsen blir bättre och chansen att hitta rätt talanger ökar.  Här är våra bästa råd för att spara tid åt era chefer:

• Använd färdiga mallar

Ta fram standardiserade mejl, som kan skickas automatiskt eller med bara ett klick, för att hålla kandidaterna informerade om hur processen går framåt eller andra vanligt förekommande budskap.

• Ta hjälp av modern teknik

Visste du att AI kan göra allt från att hjälpa er att hitta de bästa talangerna från interna eller externa talangpooler till att ranka och välja ut de mest lämpliga kandidaterna samt skriva personlig feedback till var och en? 

6. Ni har ingen talangpool

Ett företags behov och möjligheter att rekrytera kan förändras snabbt. När man behöver hitta rätt person snabbt eller fylla upp organisationen med kort varsel är det skönt att ha kandidater redo i pipelinen. Det sparar ofta tid, kraft och pengar. Här är våra bästa råd för att bygga upp och vårda en talangpool:

• Släpp inte taget

Håll kontakten med kandidater som visat intresse för en tjänst hos er. Även om de inte fick jobbet den här gången kan de vara en potentiell tillgång för framtiden. 

• Gör er synliga

Delta i branschevent av olika slag och var aktiv på sociala medier för att locka fler talanger till er pool. Syns man inte, finns man inte! 

• Uppmuntra värvning

Be era medarbetare och befintliga medlemmar i er talangpool att sprida ordet och värva nya talanger. Påminn dem om att de är era viktigaste ambassadörer!

• Visa engagemang

För att er talangpool ska bli värdefull måste ni engagera er aktivt med medlemmarna. Håll dem uppdaterade om företagets verksamhet, öppna roller och annat du tror kan intressera dem.

Läs mer: Så här skapar du en fungerande talangpool

7. Ni har för lite beslutsgrundande data 

Genom att samla in och analysera rätt data kan ni identifiera vilka delar av rekryteringsprocessen som fungerar bra och vilka som kan göras bättre, både för kandidater och rekryterande chefer.

Det kan även hjälpa er att fatta mer välgrundade beslut och ger er en bild av kandidatupplevelsen i realtid. Här är våra bästa råd för att använda data i rekryteringsprocessen:

• Börja med kvantitet: 

Börja med att mäta och analysera grundläggande kvantitativa KPI:er som dessa:

– Antal pågående rekryteringar
– Antal tillsatta tjänster
– Kandidatvolym
– Tid det tar att slutföra en rekrytering (time to hire)
– Kostnad per rekrytering (cost to hire)
– Andel nya roller/ersättningsrekryteringar

• Fortsätt med kvalitet

När grunderna är på plats kan ni gå vidare och titta på kvalitativa KPI:er som dessa:

– Kandidatnöjdheten
– Andel slutförda ansökningar
– Andel relevanta kandidater

– Rekryteringskälla
– Orsaker till avhopp
– Mångfald bland kandidater och rekryteringar
– Upplevelse av den rekryterande chefen

8. Ni har svårt att behålla de främsta talangerna

Att förlora sina bästa medarbetare är inte bara tråkigt, dyrt och tidskrävande – det kan även påverka er företagskultur negativt. Här är våra bästa råd för att behålla era talanger och slippa kostsamma ersättningsrekryteringar: 

• Se över ert erbjudande

Att erbjuda en bra arbetsmiljö, goda utvecklingsmöjligheter och konkurrensmässig ersättning är förstås A och O för att era talanger inte ska söka sig vidare. Om inte ni gör det, finns det säkert någon annan som gör det!

• Satsa på en bra onboarding 

En otillräcklig introduktion kan göra att man känner sig vilse som nyanställd. Samtidigt finns det risk för information overload om ni går igenom allt första dagen.

Med hjälp av ett AI-assisterat verktyg som TalentAdore kan ni låta era nya medarbetare bekanta sig med företagskulturen i förväg, i sin egen takt. På så sätt kan de komma in snabbt i arbetet och känna sig som en del av teamet redan första dagen. 

Lös flaskhalsarna i er rekryteringsprocess med TalentAdore

Det AI-assisterade rekryteringssystemet TalentAdore löser alla utmaningar som beskrivs här ovanför. Det hjälper dig att attrahera och rekrytera de rätta talangerna, erbjuda en så bra kandidatupplevelse som möjligt och få ert företag att växa!

Allt som krävs för en enkel, effektiv och lyckad rekryteringsprocess, med andra ord!

Vill du veta mer? Boka en kostnadsfri demo, på en tid som passar dig!