Så väljer du rätt rekryteringssystem – undvik dyra fallgropar

Marknaden erbjuder hundratals alternativ som alla lovar att förbättra din rekrytering. Hur säkerställer du att du fattar ett genomtänkt, datadrivet beslut som även stöder din verksamhets tillväxt framöver?

För att hjälpa dig med den här utmaningen har vi tagit fram en omfattande och praktisk guide: ATS Buying Guide – Hör fem globala HR-experter. Guiden är mer än bara en lista över funktioner – den delar upp hela köpprocessen i sju tydliga steg, från att definiera dina behov till att fatta det slutgiltiga beslutet.

1. DEFINIERA AFFÄRSBEHOV
   Tydliggör vilka problem systemet ska lösa och hur det ska stötta rekryteringen.
2. BUDGETING AND STAKEHOLDER BUY-IN
   Set a budget and ensure the support of key decision-makers.
3. IDENTIFIERA MÅSTE-FINNAS OCH BRA-ATT-HA-FUNKTIONER
   Skilj på funktioner som är avgörande och sådana som är önskvärda..
4. SKAPA EN LÅNG OCH KORT LISTA
   Undersök marknadens utbud och snäva ner till en kortlista med potentiella leverantörer.
5. BOKA DEMOS OCH TESTPERIODER
   Boka in presentationer och be om en testperiod där det är möjligt.
6. BEGÄR OFFERTER
   Begär offerter från leverantörerna på din kortlista.
7. SLUTGILTIGT VAL
   Jämför erbjudanden, funktioner och partnerskap – och fatta ditt beslut.

Allt börjar med dina behov – inte med tekniken

“Innan du frågar vad ett system kan göra, definiera vad du behöver att det ska göra. Tekniken ska följa strategin – inte styra den.”

Innan du ens börjar jämföra olika system är det avgörande att förstå vad din organisation verkligen behöver. Det första steget i vår guide hjälper dig att ställa rätt frågor: Vilka är dina största flaskhalsar i rekryteringen just nu? Hur kommer din femårsplan att påverka dina framtida kompetensbehov?

En av de viktigaste övningarna är att skilja på funktioner som är helt avgörande och sådana som är bra att ha. Den här listan blir din kompass genom hela processen.

• Måste-finnas-funktioner är sådana som ditt team inte kan arbeta effektivt utan. Det kan till exempel handla om en annonsredigerare, automatisk publicering på karriärsidor, mobilanpassade ansökningsformulär och integrationer med viktiga kalendrar som Outlook eller Gmail.
• Bra-att-ha-funktioner tillför värde men är inte direkt nödvändiga. Det kan vara videointervjufunktioner, avancerad automation, en karriärsidobyggare eller möjligheten att köpa rekryteringskampanjer direkt i systemet. Men kom ihåg att utgå från just ert rekryteringsflöde – allt är inte lika viktigt för alla organisationer. Även framtida behov bör vägas in.

Den här uppdelningen hjälper dig att behålla fokus under presentationerna, så att du inte bländas av imponerande funktioner som egentligen inte löser dina verkliga utmaningar.

Titta inte bara – delta aktivt i presentationerna

“Var aktiv under presentationen. Titta inte bara – var delaktig. Be dem gå igenom era scenarier, inte bara deras förberedda manus.”

Nöj dig inte med att titta på leverantörens färdiga presentation. Med rätt förberedelser kan du styra innehållet så att det fokuserar på det som är viktigt för just er.

Ställ dig själv frågor som:

1. Hur hanterar systemet förhandsgranskning av ett stort antal ansökningar?
2. Kan arbetsflöden anpassas utan omfattande IT-stöd?
3. Hur intuitivt är det för rekryterande chefer?

Fler frågor hittar du i guiden: ladda ner den gratis här.

För att få ut mesta möjliga av demon – be leverantören gå igenom era faktiska användningsfall. När de behöver frångå sin förberedda demo och anpassa systemet efter ert sätt att arbeta, får ni en tydlig bild av hur flexibelt verktyget är – och om det verkligen löser era utmaningar.

Experter delar med sig av sina erfarenheter – lär av andra

För att ge guiden ännu mer djup har vi pratat med fem internationellt erkända experter inom HR och rekrytering, som generöst delar med sig av sin långa erfarenhet.

Johnny Campbell 🇬🇧, VD för SocialTalent, betonar vikten av rätt matchning. Alltför ofta försöker företag anpassa sin kultur efter tekniken – när det i själva verket borde vara tvärtom.

“Teknik löser inte en trasig rekryteringsprocess, men rätt rekryteringssystem kan förstärka det som redan fungerar – och synliggöra det som inte gör det.“

Rekryteringsexperten Jacco Valkenburg 🇳🇱 understryker hur avgörande implementationen är:

“Ett bra rekryteringssystem ska hjälpa dig att rekrytera både snabbare och smartare. Men framgången handlar mindre om verktyget – och mer om hur du implementerar det.”

HR-profilen och författaren Saana Rossi 🇫🇮 sammanfattar i sin tur vilka nyckelfunktioner som gör ett system riktigt effektivt i det dagliga arbetet.

“De viktigaste funktionerna i ett rekryteringssystem är användarvänlighet, smidig kandidathantering, goda kommunikationsmöjligheter samt möjligheten att dra nytta av analys och rapportering.”

Ladda ner hela guiden och lyckas med ditt val

Det här blogginlägget ger dig bara en första inblick i guidens innehåll. Om du vill ha en grundlig steg-för-steg-plan och alla verktyg för ett framgångsrikt val – ladda ner hela guiden på 42 sidor gratis.

Gör din nästa investering i ett rekryteringssystem till en framgång.

Ladda ner den kostnadsfria guiden “ATS Buying Guide” här