TÄNK PÅ DESSA 6 SAKER NÄR DU SKAFFAR ETT REKRYTERINGSSYSTEM

Det finns ett enormt utbud av verktyg och kanaler för rekrytering: sociala medieplattformar som LinkedIn och Meta, jobbsajter, personliga nätverk och rekryteringsbyråer.

Mångsidiga kanaler underlättar rekrytering, men hanteringen av data över alla dessa kan snabbt göra rekryteringsarbetet splittrat och ineffektivt. Känns det också för dig som om du lägger för mycket tid på manuella arbetsuppgifter? Då kan det vara dags att modernisera er rekryteringsprocess genom att införa ett modernt rekryteringssystem.

VAD ÄR ETT REKRYTERINGSSYSTEM?

Ett rekryteringssystem (på engelska: applicant tracking system, ATS) är ett processhanteringssystem för rekrytering, utvecklat för personer som arbetar med att rekrytera. Det är en programvara för exempelvis publicering av platsannonser, hantering av ansökningar, uppföljning av intervjuer och kommunikation med kandidater.

Företagens förmåga att rekrytera rätt kandidater och behålla sina anställda är avgörande för deras framgång. Genom att utnyttja modern rekryteringsteknologi kan du anställa rätt talanger vid rätt tidpunkt och på rätt plats.

Vad bör du tänka på när du köper ett rekryteringssystem? 👇

VAD BÖR DU TÄNKA PÅ NÄR DU SKAFFAR ETT REKRYTERINGSSYSTEM?

Att välja ett rekryteringssystem innebär att väga in flera faktorer. Här är några viktiga punkter att tänka på när du jämför, utvärderar och beslutar vilket system som passar bäst för din organisation.

1. AUTOMATION OCH PERSONALISERING

En av de främsta anledningarna att välja ett rekryteringssystem är att minska manuellt arbete och spara tid genom automatisering. Leta efter ett system som automatiserar återkommande uppgifter, som schemaläggning av intervjuer, matchning av kandidater och insamling av data. På så sätt kan du korta ner rekryteringstiderna och förbättra rekryteringsupplevelsen för både rekryterare och kandidater.

Personlig kommunikation gör skillnad: upp till 70 % av refuserade kandidater skulle rekommendera ett företag till sitt nätverk om de fått ett personligt bemötande (TalentAdore-undersökning 2016–2017).

Det bästa är om ditt rekryteringssystem hjälper dig att automatiskt kommunicera med kandidater och därigenom förbättra kandidatupplevelsen. Välj alltså ett system där du kan skicka personliga uppdateringar och feedbackmeddelanden till sökande.

2. TALENT COMMUNITY – ETT NÄTVERK AV KOMPETENSER

När man skaffar ett rekryteringssystem glömmer man ofta att tänka på hur väl det stödjer uppbyggnaden av ett företags egen talangpool och engagemang bland kandidater. Ett kompetensnätverk ska aldrig bara vara en plats för spontana ansökningar, utan ett aktivt verktyg för att vårda relationer med intresserade talanger.

Systemet bör möjliggöra skapande av kompetensgrupper efter era behov – till exempel för säsongsanställda eller fasta resurser i olika enheter. Se till att du enkelt kan skapa grupper och skicka riktad kommunikation, såsom inbjudningar till lediga tjänster eller delning av karriärberättelser och eventinbjudningar.

I bästa fall behöver du nästa gång inte ens publicera en annons – du hittar din nästa medarbetare direkt i din egen talangpool!

3. ANVÄNDARVÄNLIGHET

Det är viktigt att det nya rekryteringssystemet har ett enkelt och användarvänligt gränssnitt för alla era intressenter – både kandidater, rekryterande chefer och HR-teamet.

Genom att välja ett intuitivt system ökar du också medarbetarnas arbetstillfredsställelse – hela 69 % av anställda anser att automatisering förbättrar deras nöjdhet i arbetet.

Ingen gillar krångliga programvaror som tar evigheter att lära sig. Systemet ska alltid underlätta processer, inte försvåra dem. Ju enklare ett rekryteringsverktyg är att använda, desto snabbare och bättre anpassar sig användarna.

Den visuella identiteten spelar också en roll för ert arbetsgivarvarumärke. Det är viktigt att ansökningsformulären både är praktiska och ser tilltalande ut, så att de uppmuntrar till ansökningar och harmoniserar med ert företags grafiska profil.

Om ni inte vill hantera en egen karriärsida bör ni välja en leverantör som erbjuder så anpassningsbara karriärsidor som möjligt – du vill ju inte att er sida ser ut som alla andras?

Se dessutom till att det system du överväger erbjuder en gratis provperiod eller demo så att du kan testa innan du förbinder dig.

4. INTEGRAATIOT

Det är avgörande att ditt nya rekryteringssystem kan integreras smidigt med andra system ni använder, för att spara värdefull arbetstid från manuella uppgifter.

När du har anställt en kandidat kan du vilja säkerställa att rekryteringssystemet integreras med ert HR-system, så att nya medarbetardata förs över automatiskt. Detta sparar tid, uppfyller GDPR-krav och minskar risken för mänskliga misstag.

Ju fler integrationer systemet kan erbjuda, desto bättre kan du optimera och förfina era rekryteringsprocesser. Till exempel har TalentAdore Hire ett växande partnernätverk med integrationer till de mest populära HR-systemen, jobbsajterna och bedömningsverktygen.

5. AVANCERAD ANALYTIK

Företag vill och behöver fatta mer datadrivna beslut. Ett rekryteringssystem som erbjuder realtidsrapporter ger dig verklig insyn i hur era rekryteringsprocesser fungerar. Detta hjälper dig att identifiera flaskhalsar och fatta ännu bättre beslut. Du kan till exempel dra nytta av att kunna se hur lång tid varje steg i processen tar och följa hur kandidatupplevelsen utvecklas över tid.

Vill du lära dig mer om datadriven rekrytering? Läs gärna mer i vår blogg.

6. AFFÄRSBEHOV OCH FRAMTIDSPERSPEKTIV

Olika företag har olika behov beroende på bransch, affärsmodell och mognadsgrad. Tänk därför noga igenom vilka funktioner som är viktigast för er – både nu och framöver.

En enkel och billig lösning kan räcka i stunden, men det är lätt att växa ur den snabbare än man tror.

Köp av ett nytt rekryteringsverktyg bör ses som en långsiktig investering. Räkna därför på kostnader och fördelar över flera år. Be gärna leverantören om business case-kalkyler för att fatta ett välgrundat och strategiskt beslut.

VARFÖR ÄR DET VÄRT ATT INVESTERA I ETT REKRYTERINGSSYSTEM?

Genom att investera i ett modernt och tillförlitligt rekryteringssystem förbättrar du kandidatupplevelsen, kortar ner rekryteringstider och möjliggör datadrivna beslut. Slipp det manuella arbetet och fokusera på det viktigaste – människorna.

Behöver du ett nytt rekryteringssystem? TalentAdore Hire är Finlands snabbast växande rekryteringssystem 🇫🇮 och används redan av över 300 organisationer i Finland. Systemet betjänar både små och medelstora företag, stora koncerner och rekryteringsföretag.

Tveka inte att kontakta vårt team för en gratis demo av TalentAdore Hire. Med TalentAdore Hire kan du hantera hela rekryteringsprocessen i ett och samma system – från skapandet av platsannonser till anställningsbeslut, byggande av talangnätverk och onboarding av nya medarbetare.

Rekryteringsupplevelsen får ständigt beröm av kandidater, rekryterare och rekryterande chefer! Läs vad våra kunder om TalentAdore 😊.