Näin parannat hakijakokemusta: lyhyt opas

Jokaisen työnantajan kannattaisi kiinnittää huomiota hakijakokemukseen, erityisesti jos tavoitteena on houkutella parhaita kykyjä ja pitää yllä ensiluokkaista työnantajamielikuvaa.

Ja miksi hakijakokemuksen pitäisi kiinnostaa?

No, vaikkapa siksi, että neljä viidestä työnhakijasta (78 %) uskoo oman hakijakokemuksensa kertovan siitä, kuinka paljon yritys arvostaa työntekijöitään. 

Tästä huolimatta työnhakijoiden suurella enemmistöllä on ollut huonoja hakijakokemuksia potentiaalisten työnantajien kanssa. 

Tämän lisäksi 72 %:lla hakijoista on tapana kertoa muille hakijakokemuksistaan – niin hyvistä kuin huonoistakin – erilaisilla työnantajia arvioivilla verkkosivuilla kuten Glassdoorissa. 

Loikataanpa siis suoraan asiaan!

Lue lisää: Hakijakokemus—mitä se on ja miksi siihen on syytä panostaa?

Mikä on hakijakokemus?

Jos työskentelet HR:ssä, hakijakokemus on todennäköisesti tuttu käsite. Onhan se oleellinen osa rekrytointia ja palkkausta. 

On silti aina hyvä määritellä mistä puhutaan! 

Kiteytettynä hakijakokemus tarkoittaa sitä tunnetta, joka työnhakijalle jää yrityksestä hänen haettuaan sieltä työpaikkaa — tai edes harkittuaan työpaikan hakemista. 

Hakijakokemus on myös yksi tärkeimmistä keinoista houkutella parhaita kykyjä. Päättääkö huippuosaaja lähettää työpaikkahakemuksen, tai ottaa vastaan hänelle tarjotun työpaikan?

Hakijakokemuksella voi olla ratkaiseva vaikutus näihin päätöksiin, ja on sanomattakin selvää, että huono hakijakokemus jättää pahan maun suuhun.  

Hakijakokemukseen sisältyy koko työnhaun matka: kaikki kokemukset siitä hetkestä alkaen, kun potentiaalinen työntekijä ensimmäistä kertaa kuulee yrityksestäsi joko uutta työtä hakiessaan tai jo sitä ennen, aina siihen hetkeen saakka, kunnes hakija joko palkataan tai hylätään.

Selvyyden vuoksi, ’hakija’ viittaa sekä niihin ihmisiin, jotka juuri nyt hakevat yrityksestäsi töitä että kaikkiin ihmisiin, jotka ovat teiltä koskaan töitä hakeneet tai tekevät niin tulevaisuudessa.

Ihannemaailmassa hakijoiden kokemukset olisivat aina samanlaisia, ja prosessit etenisivät saumattomasti alusta loppuun, riippumatta siitä palkataanko heitä työntekijöiksi vai ei.

Hakijakokemuksen tulisi olla samanlainen jokaiselle hakijalle kaikissa hakuprosessin vaiheissa. 

Positiivinen hakijakokemus heijastuu myönteisesti yrityksesi työnantajamielikuvaan ja auttaa houkuttelemaan laadukkaita hakijoita jatkossakin.

Todellisuudessa rekrytointiprosessit ovat harvoin näin yhdenmukaisia. Siksi hakijakokemuksen kehittämiseen kannattaa panostaa. 

Useimmissa tapauksissa hylätty hakija ei kuule yrityksestä yhtikäs mitään hakemuksen jätettyään. 

Hakijat arvostavat tilannepäivityksiä ja palautetta. Kuinka hakijaa arvioitiin? Miten haastattelu työnantajan mielestä sujui? Näistä kannattaa kertoa. Talent Board’s 2020 EMEA Candidate Experience -tutkimuksen mukaan:

• Positiiviset hakijakokemukset lisääntyvät jopa 58 %, kun työnantajat viestivät hakijoille siitä, kuinka prosessi etenee haastattelun jälkeen
• Positiiviset hakijakokemukset lisääntyvät 27 %:lla kaikkien hakijoiden keskuudessa — myös hylättyjen — jos hakijat saavat palautetta sopivuudestaan haettuun työhön
• Kun hakijat saavat palautetta siitä, kuinka he menestyivät hakuprosessiin kuuluvasta tehtävästä tai soveltuvuuskokeesta, voi positiivisten hakijakokemusten määrä kasvaa vielä 14 %

Kuten huomaat, positiivinen hakijakokemus ei suinkaan aina tarkoita sitä, että hakija palkattaisiin.

Hakijat ymmärtävät sen, ettei tietty työ välttämättä vastaa heidän osaamistaan, mutta he arvostavat siitä huolimatta rehellistä palautetta ja viestintää.

Lue lisää: Opas hakijakokemuksen kehittämiseen

Miksi hakijakokemusta kannattaa ylipäätään parantaa? 

Melkein jokainen ammattilainen muistaa uransa varrelta jonkin työnhakutilanteen, jossa yritys ei reagoinut millään lailla lähetettyyn hakemukseen, tai vielä pahempaa: lähetti sähköpostiin geneerisen vakiohylkäyksen, jossa oli kaiken lisäksi virheellisiä tietoja. 

Maailma on täynnä tarinoita huonoista hakijakokemuksista. Tällaistakin on sattunut: hakija palkattiin työhön, mutta viikkoa myöhemmin saapuikin hylkäyskirje. Kukaan ei tuntunut tietävän, oliko hakija palkattu vai ei. 

Huonoista kokemuksista jää paha fiilis, ja syystä! Usein tällaiset virheet johtuvat siitä, että HR-osastolla on turhan kiire tai liian monta hakemusta käsiteltävänä. 

Syynä voi olla myös se, että HR-osastolla ei ole parhaita työkaluja suurten hakijamäärien käsittelyyn.

Jos jollakulla (ja ajan myötä monella) hakijalla on negatiivisia kokemuksia, se lyö ennen pitkää huonon leiman yrityksen työnantajamielikuvaan. 

Sana kyllä leviää, sillä ihmiset kertovat toisilleen huonoista hakijakokemuksista. Iloinen uutinen on kuitenkin, että hyvistä hakijakokemuksista kerrotaan kaverille myös, ja sellaiset saavat yhä useamman hakijan kiinnostumaan yrityksestä.

Positiivinen työnantajamielikuva on selvä kilpailuetu, joka houkuttelee ihmisiä hakemaan yritykseesi töihin.

Lue lisää: Hakijakokemus rakentaa rekrytoijan brändiä

7 keinoa parantaa hakijakokemusta nopeasti ja yksinkertaisesti

Tässä on muutamia lempivinkkejämme sille, miten voit parantaa hakijakokemusta saman tien.

1. Varmista, että työpaikkailmoitukset ovat johdonmukaisia ja paikkansapitäviä

Huolehdi siitä, että työpaikkailmoituksen tiedot pitävät paikkansa, julkaisetpa ne verkkosivuilla tai sosiaalisessa mediassa.

Käytä selkeää, ammattimaista kieltä ja kiteytä rooli ja vastuut ytimekkäästi.  

Unohda ylisanat ja liioittelut siitä, kuinka huikea yrityksesi on — jollei sellainen ole täysin linjassa firman brändin kanssa.

Kun kirjoitat avoimen tehtävän vastuualueista, yritä pitäytyä kaikkein oleellisimmissa asioissa.

Työpaikkailmoitukset, joissa vaaditaan loputonta listaa erilaisia taitoja, ovat monien ihmisten mielestä lähinnä lannistavia, eivätkä houkuttele hakemaan. 

Kerro esihenkilövastuista selkeästi, jotta hakijat voivat arvioida kiinnostaako ihmisten johtaminen heitä.

Monet yritykset palkkaavat johtotason ihmisiä, mutta eivät edellytä heiltä tiimin johtamista. On parasta olla mahdollisimman läpinäkyvä kertoessaan, mitä kaikkea johtotason tehtävänkuvaan kuuluu ja mitä hakijoilta odotetaan.

Varmista, että palkkahaitari ja kaikki edellytykset tehtävän hoitamiseen on selkeästi viestitty. Muista mainita työnantajan tarjoamat edut ja kerro yrityksen arvoista.

Aina kun voit, käytä ilmoituksissa yrityksen brändin värejä, fontteja, logoa ja muita elementtejä, jotka varmistavat sen, että brändi yhdistyy hakijan mielessä pian alkavaan erinomaiseen hakijakokemukseen.

2. Viesti prosessista läpinäkyvästi ja totuudenmukaisesti

Yritä viestiä rekrytointiprosessista niin selkeästi kuin mahdollista. Kerro esimerkiksi:

• Kuinka pian hakija voi odottaa vastausta jätettyään hakemuksen? 
• Miten hakuprosessi etenee hakemuksen saavuttua? 
• Kuinka monta haastattelukierrosta järjestetään? 
• Pitääkö hakijan tehdä soveltuvuuskoe tai muita tehtäviä? 
• Ketkä ovat haastattelussa paikalla? 
• Millaisella aikataululla edetään? 

Jos et ole juuri nyt rekrytoimassa, mutta haluat luoda potentiaalisten hakijoiden talent communityn eli osaajayhteisön, kerro siitäkin avoimesti ja selitä, kuinka osaajayhteisöä hyödynnetään.

Älä johdata hakijoita harhaan ja uskottele, että palkkaatte jonkun parin viikon sisällä, vaikkei teillä todellisuudessa ole juuri nyt tarjota työtä. 

Kunnioita hakijoiden aikaa ja kerro avoimesti siitä, koska palaat asiaan. Yksinkertainen viesti riittää tähän mainiosti: ”Palaamme asiaan ensi viikon loppuun mennessä”. 

3. Pidä verkkosivut (ja avoimet työpaikat) ajan tasalla

Ennen hakemuksen lähettämistä hakija käy erittäin todennäköisesti yrityksen verkkosivuilla selvittääkseen millainen työpaikka on kyseessä.

Kuvaukset avoimista työpaikoista ovat heistä erityisen kiinnostavia, joten huolehdi siitä, että tätä sivuston osaa päivitetään säännöllisesti olennaisella sisällöllä. 

Varmista myös se, että avoimet työpaikat löytyvät verkkosivuilta mahdollisimman helposti. Älä piilota niitä epäselvästi alasivuille tai verkkosivujen alalaitaan. 

Aina kun mahdollista, urasivu kannattaa sijoittaa näkyvälle paikalle verkkosivun ylävalikkoon. Hakemusten lähettämisen pitäisi olla helppoa, erityisesti jos etsit jatkuvasti uusia osaajia tärkeisiin tehtäviin. 

Harkitse esimerkiksi blogipostauksia työskentelystä yrityksessäsi, työntekijöiden tarinoita, alumnien testimoniaaleja ja muita tämänkaltaisia viestejä.

Muiden kokemuksista lukeminen antaa hakijoille idean siitä millainen työyhteisö ja organisaatiokulttuuri yrityksessä on. 

Huolehdi siitä, että yrityksen arvot ja kulttuuri välittyvät verkkosivuilta niin laadukkaan ulkoasun kuin kiinnostavan sisällön avulla.

Muista myös viestiä verkkosivuilla hakuprosessista, jotta hakijat saavat selkeän kuvan siitä, millainen prosessi on luvassa hakemuksen jättämisen jälkeen.

On monia muitakin keinoja, joilla voit parantaa hakijakokemusta verkossa. Ohessa muutama harkitsemisen arvoinen idea:

• Älä vaadi hakijoita rekisteröimään käyttäjätiliä tai kirjautumaan sisään palveluun hakemuksen lähettämiseksi
• Liitä verkkosivuillesi hyödyllistä tietoa, kuten infograafi hakuprosessista
• Varmista, että verkkosivusi latautuvat nopeasti, eivätkä kiusaa kävijöitä bugeilla
• Älä rajoita ladattavan ansioluettelon tai muun tiedoston kokoa turhan pieneksi
• Anna hakijoille mahdollisuus linkittää URL-osoite hakemukseensa
• Anna hakijoiden käyttää halutessaan LinkedIn:in resume parsing -ominaisuutta
• Tee hakulomakkeista lyhyitä ja mobiiliystävällisiä
• Lähetä hakijoille aina sähköposti, kun hakemus on saapunut perille

4. Viesti hakijoille säännöllisesti koko prosessin ajan

Hakijakokemuksen kannalta on aina parempi viestiä liikaa kuin ei ollenkaan. Kun joku saapuu työhaastatteluun, muista ehdottomasti kertoa kuinka prosessi jatkuu sen jälkeen. 

Esimerkiksi näin: ‘Haastattelemme muita hakijoita seuraavan kahden viikon aikana. Haastattelujen jälkeen olemme henkilökohtaisesti yhteydessä jokaiseen hakijaan ja kerromme kuinka prosessi etenee. Otamme sinuun yhteyttä puhelimitse tai sähköpostitse viikon X loppuun mennessä.’

Sanomattakin lienee selvää, että tämä lupaus on myös pidettävä. Jos kerrot hakijalle viestiväsi jonain tiettynä päivänä, muista tehdä niin. 

Tutkimusten mukaan jopa 52 % hakijoista on sitä mieltä, että hakijakokemus paranee merkittävästi kun:

• Rekrytoijat ja HR-johtajat kertovat hakijalle, kuinka prosessi etenee haastattelun jälkeen ja asiat etenevät luvatussa aikataulussa
• Palkkauksesta vastaavat johtajat kertovat hakijoille, mitä tapahtuu haastattelun jälkeen ja palaavat asiaan luvatussa aikataulussa

5. Tee haastattelu(i)sta saumaton prosessi

Haastattelut ovat tärkeä osa hakuprosessia. Jos haastattelu on huono kokemus, hakija menettää helposti kiinnostuksensa avointa työpaikkaa ja yritystä kohtaan. 

Kysy yrityskulttuurin ja position kannalta oleellisia kysymyksiä. Anna myös hakijalle mahdollisuus esittää kysymyksiä. Haastattelussa ei ole koskaan kyse vain siitä, valitseeko työnantaja hakijan, vaan myös siitä, valitseeko hakija työnantajan. 

Pidä haastattelu suhteellisen lyhyenä, jotta aikaa jää myös vapaamuotoisempaan keskusteluun haastattelun lopuksi.

Jos mahdollista, tarjoudu esittelemään hakijalle firman toimitiloja tai esittele yrityskulttuuria jollain muulla keinolla

Rehellisen palautteen antaminen ja pyytäminen on myös tärkeä osa prosessia. 

Voit lähettää haastateltavalle palautetta jälkikäteen, tai varata haastattelun lopuksi aikaa palautteen antamiselle. Miksi?

Koska 27 % niistä hakijoista, jotka saavat palautetta sopivuudestaan haettuun työhön, kertoo hakijakokemuksen parantuneen.

Kun hakijat saavat palautetta siitä, kuinka he menestyivät hakuprosessiin kuuluvasta tehtävästä tai soveltuvuuskokeesta, positiivisten hakijakokemusten määrä kasvaa jopa 14 %.

Pidä mielessä, etteivät nämä prosenttiosuudet automaattisesti koske vain niitä hakijoita, jotka saavat positiivista palautetta, tai jotka päätetään palkata tehtävään. 

Jo pelkkä palautteen antaminen hakuprosessin aikana tekee kokemuksesta henkilökohtaisemman ja mielenkiintoisemman.

Vaikkei hakija tällä kertaa tule valituksi, hän saattaa silti harkita uuden hakemuksen lähettämistä tulevaisuudessa johonkin muuhun hänelle paremmin sopivaan tehtävään yrityksessäsi.

6. Pidä suhteita yllä myös prosessin jälkeen

Valitettava totuus on se, ettet voi palkata kaikkia. Mutta voit pitää hyviä suhteita yllä kaikkien hakijoiden kanssa tästä huolimatta. 

Voit saada hakijasta tärkeän lisäyksen osaajapyhteisöösi, vaikkei hänelle ole juuri nyt sopivaa tehtävää tarjolla.

Kerro hakijoille, mitä prosessin aikana tapahtui, ja anna heille mahdollisuus jättää yhteystiedot osaajayhteisöön tulevaisuudessa avautuvien tehtävien varalle. 

Jos yritykselläsi on uutiskirje, voit pyytää hakijaa liittymään lähetyslistalle, jotta hän saa jatkossa tietoa yrityksestä ja mahdollisesti avautuvista uusista tehtävistä tai tilaisuuksista.

Kun palkkaat ihmisen, huolehdi siitä, että perehdytysprosessi alkaa saumattomasti rekrytoinnin jälkeen. 

7. Älä unohda mitata hakijakokemusta

Sitä saat mitä mittaat! Hakijoilta kannattaa aina pyytää palautetta, mielellään eri vaiheissa hakuprosessia.

Osa palautteesta voi olla negatiivista. Siitä on silti apua, sillä palautteen pyytäminen parantaa hakijakokemusta.

Palaute auttaa myös parantamaan prosesseja jatkossa. Jos et tiedä, mikä on pielessä, sitä on paljon vaikeampi korjata.

Helpoin tapa kerätä palautetta on lähettää kysely hakijoille eri vaiheissa rekryprosessia. 

Muista: palautteen antaminen ja saaminen on äärimmäisen tärkeää! 

Lue lisää: Positiivinen hakijakokemus ratkaisee

Oikeiden työkalujen avulla pääset eteenpäin 

Luomalla erinomaisen hakijakokemuksen varmistat sen, että yritykselläsi on laaja joukko osaajia, jotka haluaisivat tehdä teille töitä. Hyvä työnantajamielikuva on HR-osastolle ja rekrytoijille ehdoton etu. 

Loistava hakijakokemus varmistaa sen, että hakijalle jää hyvä mielikuva yrityksestä, palkattiinpa hänet tai ei.

Mikäli hakijaa ei palkata, hyvä hakijakokemus takaa sen, että hakijalle jää toimiva suhde yritykseen. Hyvän hakijasuhteen päämääränä on varmistaa, että prosessista jää mahdollisimman hyvä fiilis, vaikka hakija ei tulisikaan sillä kertaa valituksi. 

Jos hakijaa ei palkata, häntä saattaa harmittaa. Päämääränä on kuitenkin varmistaa, että jokaista kohdeltiin hyvin ja reilusti koko prosessin ajan — siitä tulee jo hiukan parempi mieli ja kokonaisuutena prosessista jää hyvä olo.

Johdonmukainen viestintä on avainasemassa. Voit optimoida viestintää käyttämällä erilaisia työkaluja, joiden avulla voit lähettää automaattisia sähköposteja ja muita viestejä sekä viestiä hakijoiden kanssa myös suoraan. 

Esimerkiksi TalentAdore Hire on rekrytointijärjestelmä, jonka avulla hallitset koko rekrytointiprosessin. 

Järjestelmän avulla voit hoitaa kaiken työpaikkailmoituksista aina palkkauspäätöksiin asti, luoda dynaamisia osaajayhteisöjä, ja aloittaa juuri rekrytoitujen työntekijöiden esiperehdytyksen.

 Se varmistaa myös ensiluokkaisen hakijakokemuksen joka ikiselle hakijalle.

TalentAdore Hire käyttää tekoälyä ja fiksua automaatiota, jonka avulla se luo poikkeuksellisen hyvää hakijaviestintää.

Vaikka kyseessä on tekoälyä hyödyntävä järjestelmä, sen päätarkoituksena on lisätä rekrytointiprosessiin lisää inhimillisyyttä. Automatisoimalla osan rekrytointiprosessista säästät aikaa ja voit keskittyä tärkeimpään asiaan: ihmisiin.

Jos haluat tietää lisää TalentAdore Hiresta, voit pyytää ilmaisen demon täältä.