Lehto Group – 5 typerää syytä lykätä rekryohjelmiston vaihdosta

Käyttöönotto kesti vain lounastunnin verran.

Ei sillä ollut mitään tekemistä järjen kanssa, epävarma tunne tulevasta muutoksesta oli epämääräinen möykky korvien välissä. Kirjoitin sinulle viisi tekijää, joista olisin itse toivonut kristallipallon meille kertoneen silloin, kun jahkailimme vaihtaako rekryjärjestelmää vaiko eikö ja milloin, miten sekä mihin järjestelmään. Valitsimme TalentAdoren, enkä ole katunut päätöstämme päivääkään.

1. Sinulla on ikäviä kokemuksia uusien ohjelmistojen käyttöönotosta.

Olet ehkä ollut mukana erilaisten IT-ratkaisujen käyttöönotossa – olipa kyse matkalaskuohjelmasta tai palkanlaskentasoftasta. Aina jokin tökkii, työpäivät käyttöönottovaiheessa venyvät ja stressitaso nousee. Samaan hengenvetoon huomaat, että juuri ostamastasi softasta puuttuu jokin tärkeä ominaisuus ja alat epäillä itseäsi – tuliko valittua väärin? Ehkä jokin toinen ohjelmisto olisi sittenkin ollut se pidempi tikku.

TalentAdoren kanssa käyttöönotto kesti vain lounastunnin verran. Myöhemmin ehdimme hyvin vielä muokkailla ominaisuuksia, täsmentää, kehittää ja viilata. Selvisimme käyttöönotosta ilman TalentAdoren vierihoitoa – joskin sitäkin olisi ollut tarvittaessa saatavilla. Kaikkiin kysymyksiimme vastattiin ennätysnopeasti.

Tästä IT-osastollamme loksahti suu auki, he olivat odottaneet pahempaa.

2. Pelkäät menettäväsi aiemmat hakijasi.

Tämä oli itselleni se hurjin peikko. Datamigraatio tehtiin joustavasti meidän aikataulun mukaisesti. Kaikki hakijat saatiin talteen ja he löysivät paikkansa uudesta softasta. Voinen paljastaa, että migraation kustannus oli vain kolminumeroinen luku. Tästä IT-osastollamme loksahti suu auki, he olivat odottaneet pahempaa.

Datamigraatiomenettelyä piti jonkin verran räätälöidä meille, mutta en kertaakaan kuullut TA:n päästä vaikerointia teknisistä vaikeuksista. Hassua sinänsä, datamigraation haastavin osuus oli tavoittaa aiemman palveluntarjoajamme tekniikkatiimi. Tämänkin hoiti TalentAdoren yhteyshenkilömme suoraan, mikä säästi minulta runsaasti työaikaa. Tästä nostan molemmat peukut ylös TalentAdorelle.

3. Epäilet IT-hankintojen olevan aina kalliita.

Kuulostaako seuraava tilanne tutulta? Käyttöönotot viivästyvät ja tuottavat äkillisiä lisäkustannuksia, joita et voinut ohjelmistoa hankkiessasi budjetoida. Hankintasopimuksessa sitouduit asiakkaaksi ilman takeita tyytyväisyydestäsi Koska et puhu mysql:ää tai omaa kokemusta softa-arkkitehdin hommista, et oikein tiedä edes mitä olet tilannut. Olet lirissä ja koet olosi huijatuksi. Tältä painajaiselta vältyimme!

TalentAdoren käyttöönotossa ei tullut vastaan yhtäkään yllättävää sopimuksen ulkopuolista kustannusta. Mainostoimistoltamme tilasimme pieniä työpaikkasivustoon liittyviä uudistuksia. Piilokuluja ei päässyt syntymään ja budjetti piti kutinsa. Muutenkin pidän kuukausihintaa hyvin kohtuullisena kustannuksena suhteessa TalentAdoren tuottamaan liiketaloudelliseen hyötyyn.

Oletan, että et laita työnhakijoitasi täyttämään monisivuista hakulomaketta vain siksi, että sinä pääsisit rekrytoijana itse vähemmällä.

4. Oletat, että rekryjärjestelmän tulee keskustella HR-järjestelmäsi kanssa.

Tämä on erikoinen seikka, johon useimmat rekrysoftatalojen myyntitykit tuntuvat vetoavan. ”Kun meillä on jo tämä valmis integraatio tähän HRM:ään ja saat niin näppärästi siirrettyä palkatun henkilön tiedot suoraan työsopimukselle”. Tässä kohtaa mieti onko tämä kokonaisuuden kannalta teille oleellinen integraatio. Meille ei ollut. Nuo siirrettävät tiedot olisivat olleet hakijan nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Ne näpyttelee hitaampikin heppu puolessa minuutissa. Jos joka päivä palkkaat kaksi uutta henkilöä, se vie sinulta minuutin. Sen sijaan tuo kovasti mainostettu integraatio voi maksaa työnantajallesi tuhansia euroja tai jopa väärän valinnan.

Tässä vaiheessa mietit ehkä, että mites ne muut hakulomakkeen tiedot ja CV:t ja todistukset? Oletan, että et laita työnhakijoitasi täyttämään monisivuista hakulomaketta vain siksi, että sinä pääsisit rekrytoijana itse vähemmällä. Paitsi jos haluat testata hakijan sinnikkyyttä ja sekin on kehno peruste. Myös uudistuneen tietosuojalainsäädännön myötä sinun tulee huomioida, ettet välttämättä voi säilöä kaikkia työnhakuvaiheessa annettuja tietoja työsuhteen aikana. Lue täältä lisää GDPR:stä rekrytoinnissa!

TalentAdore ei keskustele HR-järjestelmämme kanssa, eikä ole tarvekaan. Jos tarve kuitenkin syntyisi, olisi tämä integraatio tehtävissä kohtuullisella veloituksella.

TalentAdore on onneksi tehty niin näppäräksi, että se ei juurikaan vaadi kouluttamista vaan käyttöliittymä ohjaa itse käyttäjää.

5. Et haluaisi kuormittaa henkilöstöäsi ja jaksaisi kouluttaa heitä taas uuteen softaan.

I feel you! Kasvavassa yhtiössä on lukuisia yhtäaikaisia käyttöönottoja käynnissä ja opeteltavaa riittää. Ensin odottelin rauhallisempaa hetkeä, kunnes tajusin, ettei sellaista ole tulossa.

TalentAdore on onneksi tehty niin näppäräksi, että se ei juurikaan vaadi kouluttamista vaan käyttöliittymä ohjaa itse käyttäjää. Meillä se etenee esimiehen kanssa usein näin: ”Moi! Oletko koneella? Lähetän sinulle sähköpostilla kirjautumislinkin meidän uuteen rekryjärjestelmään. Käy vaihtamassa salasanasi ja kirjaudu sisään. Näätkö hakijat? Hyvä. Pääset sieltä arvioimaan heitä ja me hoidetaan hakijaviestintä, älä koske muualle. Klikkaa sieltä jos kutsut haastatteluun tai palkkaat.”

Jos käytössä kuitenkin esiintyisi joitain ongelmia, tuki-palvelu toimii näppärästi softan sisällä. Tämän kätevämpää tapaa ilmoittaa käyttöönottoon liittyvistä tarpeista en ole vielä muualta löytänyt. Vastauskin yleensä saapuu hyvin pikaisesti. TalentAdoren asiakaspalvelusta näkee, että tukipalvelun tiimi työskentelee hyvin tiiviisti ohjelmiston kehittäjien kanssa ja koko porukka on tuntee ohjelmiston ominaisuudet kuin omat taskunsa. Siksi asiat ratkeavat nopeasti. Tästä asiakastyytyväisyys ei jää kiinni!

Blogin kirjoittaja: Tanja Kanerva

Lehto on Suomen nopeimmin kehittyvä rakennus- ja kiinteistöalan konserni. Jo 1500 henkeä työllistävä Lehto rakentaa talousohjatulla innovatiivisella menetelmällään mm. asuntoja, toimitiloja, hyvinvointitiloja ja korjausrakennuskohteita. Lehto tunnetaan myös supersuositusta rekrychatistaan. Lehdolla on tänäkin vuonna ollut satoja avoimia työpaikkoja mm. rakennusmestareille, arkkitehdeille, talotekniikkainsinööreille, kirvesmiehille, rakennusinsinööreille, tehdastyöntekijöille ja liiketalouden osaajille.

Käy testaamassa TalentAdoren toimivuutta Lehdon urasivustolla ja hae kiinnostavia työpaikkoja!