Rekrytering

Data-driven rekrytering

Datadriven rekrytering innebär att man systematiskt samlar in, analyserar och agerar på data för att fatta mer informerade anställningsbeslut.

I denna blogg tar vi en titt på hur du kan utnyttja ditt rekryteringsdata på bästa sätt för att förbättra din rekrytering. Vi tar upp de viktigaste datapunkterna i rekryteringsfunneln och hur de kan användas för att fatta smartare beslut.

Ifall du övergår till en datadriven rekryteringsprocess kan du uppnå:

Effektivare rekrytering genom att optimera processerna.
Högre kvalitet på anställningarna genom att identifiera kandidater med långsiktig potential
Lägre kostnader genom att effektivisera rekryteringskanaler och minimera personalomsättningen

Steg 1: Planering

En framgångsrik datadriven rekrytering börjar med en tydlig och väl genomtänkt plan. Det första steget är att skapa en kandidatprofil som verkligen speglar de behov du vill möta.

Börja med att definiera krav för tjänsten. Vad är absolut nödvändigt för att lyckas i rollen? Välj de viktigaste kompetenserna, typ 3 stycken, men helst inte mer än 5. Därefter kompletterar du med önskade personliga egenskaper och kvalifikationer.

Ju mer exakt och väl definierad profilen är, desto enklare blir det att filtrera fram rätt kandidater i de senare stegen av processen. En väl förberedd plan sparar tid, ger en effektivare urvalsprocess och ökar chanserna att hitta den bästa möjliga kandidaten.

Genom att analysera historiska data från arbetstagare som presterar bra i liknande roller, kan man identifiera vilka karaktärsdrag och färdigheter som kan leda till framgång. Du kan hitta datan i dit HR-system eller i ditt ATS.

Hur många års erfarenhet i branschen har de haft innan de blev anställda?
Vilka specifika tekniska färdigheter eller soft skills är vanliga bland de mest framgångsrika sökandena?
Vilka mätvärden eller KPI, som till exempel försäljningsresultat, är tydligt kopplat till deras framgång?

Allmän marknadsdata kan även ge dig värdefulla insikter om vilka kvalifikationer som eftertraktas på arbetsmarknaden.

Steg 2: Sourcing

När du har gjort dina förberedelser och utformat en annons är nästa steg att välja var du ska publicera den. Ju större kandidatpool du når ut till, desto större blir chansen att hitta rätt person för rollen.

Då kan det vara intressant att veta vilken källa som producerar de mest kvalificerade kandidaterna. Här kan vi tala om källans konverteringsgrad (jobbsajt, Linkedin). Ifall en källa har låg konverteringsgrad, men kostar mycket, kan det vara bra att fundera på om man ska investera sin budget någon annanstans.

Men man behöver inte ge upp om en källa konverterar dåligt. Först lönar det sig att undersöka om det finns några hinder som påverkar resultatet, till exempel otydliga annonser, fel målgrupp eller ineffektiva processer. Genom att justera och optimera kan man ibland förbättra konverteringen utan att behöva byta källa.

Nyckeltal: Konverteringsgrad av sourcade kandidater till nästa steg, genomsnittlig tid till första kontakt från rekryterare (Average Time to First Recruiter Message), genomsnittligt antal meddelanden som skickas per kandidat (Average Messages Sent per Applicant).

För att förbättra resultaten kan du:

Identifiera vilka källor som presterar bäst genom att analysera konverteringsdata i ditt ATS. Jämföra sedan hur många kandidater varje källa genererar som faktiskt går vidare till nästa steg.
Optimera annonsinnehållet för att bättre nå din målgrupp genom att utvärdera kraven för tjänsten eller genom att använda ett språk som bättre tilltalar rätt kandidater.
Höj konverteringsgraden för en lågpresterande kanal genom att utvärdera om du riktar dig till rätt målgrupp och testa att justera annonsens placering eller innehåll med hjälp av AI-stöd.

Steg 3: Screening

I screeningskedet är ditt mål att identifiera de kandidater som bäst uppfyller de kvalifikationer som krävs i arbetsrollen. Ett bra antal att ta vidare till nästa steg är mellan 10-20, men det beror mycket på kandidaternas kvalitet och dina specifika behov. Det är avgörande att vara flexibel i screening-skedet och prioritera kandidater som visar både relevant kompetens och potential för rollen.

Det är också bra att noggrant definiera vilka specifika egenskaper, färdigheter och erfarenheter som ska utvärderas i screeningskedet, så att varje steg i processen bidrar till att identifiera rätt kandidat.

AI-baserad kompetensmatchning är ett utmärkt verktyg för att snabbt sortera igenom en stor mängd ansökningar. Här är det bara att luta sig tillbaka och låta AI göra sitt. Kompetensmatchning jämför jobbeskrivningen med kandidaternas CV och identifierar hur väl de överensstämmer, till exempel genom att visa att 8 av 13 önskade kompetenser matchar. Kompetensmatchningen är inkluderande och fri från diskriminering baserat på bl.a namn, kön eller bild. Fokus ligger enbart på kandidatens färdigheter och erfarenheter för att säkerställa en rättvis och objektiv bedömning.

För att ta vidare de mest lämpade kandidaterna kan du komplettera CV-matchningen med färdighets- eller personlighetstester. Dessa tester ger tidiga insikter om kandidatens förmågor men bör balanseras så att de inte blir för tidskrävande för kandidaterna.

Nyckeltal: Andel som går vidare från screening till nästa steg, avhoppsfrekvens (withdrawal rate)

Med en effektiv screeningprocess som fångar upp rätt kompetenser tidigt ökar chanserna att intervjufasen blir både smidigare och mer framgångsrik.

Steg 4: Intervjuer & utvärdering

I intervjuskedet lönar det sig att satsa på tydliga och välstrukturerade anteckningar. Moderna ATS erbjuder ofta ett smidigt sätt att poängsätta intervjuerna, men det går lika bra att använda papper och penna. Det viktigaste är att ha ett konsekvent format, så att poängen och anteckningarna enkelt kan jämföras över tid. Om anteckningarna blir långa och röriga kan AI användas för att snabbt sammanfatta dem.

För att säkerställa en rättvis och objektiv bedömning av kandidater rekommenderar vi att använda en kompetensbaserad metodik. En metod som STAR (situation, tillvägagångssätt och resultat) hjälper dig att få en djupare förståelse för kandidatens tidigare prestationer och hur de löser problem.

När Google granskade sin egen rekryteringsdata upptäckte de att fyra intervjuer räckte för att med 86 % säkerhet välja rätt kandidat. Varje efterföljande intervju ökade träffsäkerheten med endast 1 %, vilket visar att fler intervjuer inte alltid leder till bättre beslut.

Det är också viktigt att analysera hur många av kandidaterna som är kvalificerade för ett erbjudande. Om du till exempel intervjuar 10 personer och bara en av dem faktiskt är redo för ett erbjudande (offer-ready) har du en rat på 10%. Det är en signal om att din screeningprocess eller arbetsbeskrivning kanske behöver förbättras. Målet är att en större andel av kandidaterna som når intervjustadiet faktiskt matchar kravprofilen och är redo att ta emot erbjudandet.

Intervju-till-erbjudande-frekvensen mäter hur många av de intervjuade kandidaterna som faktiskt får ett jobberbjudande. Detta mått är särskilt användbart i scenarier där du rekryterar till flera roller eller bygger en backup-pool av kandidater. Om du t.ex. intervjuar 10 kandidater för en större insats och erbjuder jobb till 8 av dem, är intervjufasen uppenbart effektiv. Det visar att din screeningprocess fungerar väl och att de kandidater som når intervjun är noggrant utvalda.

Nyckeltal: Intervju-till-erbjudande-frekvens, offer-ready

För att förbättra resultaten kan du göra följande:

Ifall du lägger märke till att många kandidater inte är redo för ett erbjudande, börja med att kolla din kravprofil. Fundera på ifall nyckelkompetenser testas för sent i processen och flytta dem till ett tidigare skede, till exempel genom att införa arbetsprover före intervjun.
Om andelen kandidater som erbjuds intervju är låg, analysera hur du poängsatt intervjuerna samt feedback från teamet. Om du tycker att flera kandidater presterar dåligt inom samma område kan det löna sig att ta in nya intervjufrågor som bättre bedömer dessa egenskaper.

Steg 5: Erbjudandet

Med flera kandidater som presterat bra kan det ibland vara svårt att fatta ett anställningsbeslut, särskilt om de har liknande kompetenser och erfarenheter. I sådana fall kan du använda data från hela rekryteringsprocessen, såsom intervju poäng, testresultat och feedback från teamet, för att jämföra kandidaternas prestationer. Då kan ett beslut ofta göras genom att reflektera över vem som bäst kompletterar teamet eller har störst potential för framtida utveckling, men det beror så klart på din organisations specifika behov.

När du väl bestämt dig för vilken kandidat som är bäst är det dags att skicka ett erbjudande. Här kan det vara viktigt att mäta acceptansgrad för erbjudanden.

Anpassa erbjudandet efter kandidatens individuella behov, som mer flexibilitet, bättre arbetsvillkor eller karriärutvecklingsmöjligheter, och kommunicera det personligt och tydligt genom ett samtal. Detta skapar engagemang och förtroende samtidigt som det minskar risken för osäkerhet hos kandidaten.

Nyckelmått: Acceptansgrad för erbjudandet.

För att ytterligare förbättra processen kan du också:

Analysera tidsramar: Granska data kring hur lång tid det tar från att ett erbjudande skickas till att det accepteras. Om det tar längre tid än förväntat kan det vara en indikation på att erbjudandet inte möter kandidatens förväntningar fullt ut, eller att kommunikationen behöver bli tydligare.
Utvärdera erbjudandets konkurrenskraft: Samla in feedback från tidigare kandidater eller använd benchmarking-data för att jämföra ditt erbjudande med standarden på arbetsmarknaden. Detta hjälper dig att identifiera om lön, förmåner eller andra villkor kan förbättras.

Steg 6: Efter erbjudandet

Time-to-hire

När rekryteringen väl är över skall du analysera hur hela processen har gått. Nyckeltalet time-to-hire visar hur lång tid det tog från att rekryteringsbehovet uppstod till dess att en kandidat accepterade erbjudandet. Genom att mäta time-to-hire kan du identifiera flaskhalsar i processen och arbeta för att korta ner tiden i framtida rekryteringar. En effektiv rekryteringsprocess sparar både tid och resurser samtidigt som den förbättrar kandidatupplevelsen.

Bryt ner rekryteringsprocessen i mindre och mer hanterbara steg för att identifiera var flaskhalsarna finns och om de ligger inom din kontroll. Vanliga flaskhalsar kan vara långa intervjuprocesser, förseningar i interna beslut eller att kandidater tappar intresset under väntetider, till exempel mellan intervjuer eller medan de väntar på ett erbjudande. Genom att analysera data från ditt ATS kan du spåra dessa punkter och identifiera var förbättringar behövs.

Förutom time-to-hire kan du också mäta time-to-productivity, som visar hur lång tid det tar för en nyanställd att bli fullt produktiv i sin roll. Det hjälper dig att utvärdera hur effektiv din onboardingprocess är. En välstrukturerad onboardingplan med rätt stöd och resurser kan påskynda processen för nyanställda att snabbt bli inkörda i sin roll.

För att ta itu med flaskhalsar kan du:

Automatisera planeringen av intervjuer för att minska väntetiderna.
Sätta tydliga deadlines för interna beslut för att snabba upp processen.
Försäkra en snabb och personlig feedback till kandidaterna efter varje steg i processen.

Cost-per-hire

Måttet kostnad per anställning gör att du kan identifiera vilka delar av rekryteringsprocessen som är mest kostsamma. Du beräknar det genom att ta de totala rekryteringskostnaderna dividerat med antalet anställda. Det är inte bara en siffra för att mäta kostnader, utan ger också en värdefull överblick över vilka delar av processen som går smidigt och var det finns utrymme för förbättringar.

Annonsering och urvalsprocessen står ofta för en betydande del av rekryteringskostnaderna. Därför är det viktigt att analysera hur dessa påverkar den totala kostnaden per anställd.

Höga annonskostnader kan till exempel vara ett tecken på att man satsar på fel kanaler, medan höga intervjukostnader kan tyda på en ineffektiv urvalsprocess. Genom att analysera kostnad per anställning kan du optimera din budget, prioritera de mest effektiva åtgärderna och säkerställa en mer kostnadseffektiv rekryteringsstrategi.

För att åtgärda kan du:

Identifiera vilka kanaler som oftast kommer med de mest kvalificerade kandidaterna. Minska kostnaderna för ineffektiva kanaler genom att analysera källan till tidigare anställningar med hjälp av ditt ATS-system eller enkla spårningsfunktioner.
Förkorta intervjuprocessen genom att eliminera onödiga steg eller använda digitala intervjutekniker, t.ex. genom att implementera videointervjuer eller standardisera frågor som fokuserar på de mest relevanta färdigheterna.

Kandidatupplevelse

Kandidatupplevelsen mäter hur en kandidat upplever hela rekryteringsprocessen – från att ansökan skickas in till att ett beslut fattas. En positiv kandidatupplevelse stärker ditt arbetsgivarvarumärke, vilket i sin tur gör det lättare att attrahera toppkandidater i framtiden.

Kandidatupplevelsen mäts vanligtvis med NPS (Net Promoter Score). Efter att rekryteringsprocessen har slutförts kan du skicka ut en kort enkät med NPS-frågor. Exempel på frågor kan vara: