Laadukas perehdytys on kilpailuetu, jonka harva yritys hankkii

Työpaikan vaihtaminen – kolikon toisella puolella uuden työntekijän palkkaus – on aina suuri investointi ja riskinotto. Riskejä pyritään yleensä minimoimaan jo rekrytointivaiheessa kattavan haastatteluprosessin ja esimerkiksi henkilöarviointien avulla. Paraskaan rekrytointi ei kuitenkaan takaa työntekijän onnistunutta integraatiota työyhteisöön, jos yksi tärkeä osa-alue laiminlyödään: perehdytys.

Yhdysvalloissa vuonna 2017 suoritetun Gallup-tutkimuksen mukaan vain 12 % prosenttia kyselyyn vastanneista oli tyytyväisiä saamaansa perehdytykseen.

Saimme kunnian keskustella tästä tärkeästä aiheesta Danfossin HR Generalistin Heidi Saarisen (KTT) kanssa. Pitkän uran henkilöstöhallinnon parissa tehnyt Heidi on nähnyt paalupaikalta erilaisia perehdytysprosesseja ja tätä kautta syttyi myös kipinä tutkia aihetta tarkemmin: Heidin vuonna 2022 valmistunut väitöskirja “Perehdyttämisellä kohti parempaa suoriutumista” keskittyi perehdytysprosessin kehittämiseen. Jo ennen tutkimuksen aloittamista kävi ilmi, että aihetta on käsitelty verrattain vähän. 

–  Tuotannon työtehtävien perehdyttämistä oli tutkittu hyvin rajallisesti. Tämä oli yllättävää, sillä työnopastuksen taustat ovat vahvasti kisälli-oppipoika-mallista lähtöisin, Heidi kertoo.

– Perehdytys on HR:n osa-alue, jota ei arvosteta organisaatioissa riittävästi, eikä näin ollen ymmärretä, saatika ulosmitata, sen todellisia hyötyjä.

Ota siis mukava asento ja nappaa talteen aiheen todellisen asiantuntijan vinkit ja opit siitä, miten teet perehdytyksestä kilpailuedun.

Heidi Saarinen (KTT)

Laadukkaan perehdytyksen hyödyt ulottuvat pintaa syvemmälle

Laadukas perehdytys kantaa hedelmää niin työnantajan kuin työntekijän vinkkelistä.

– Tutkimukseni poikkeaa aiemmista erityisesti siinä, että tutkimus ottaa huomioon kattavasti työntekijän näkökulman ja tarpeet, kertoo Heidi tutkimuksensa lähtökohdista.

Uusien työntekijöiden onnistunut työn aloitus on tärkeää: tutkimus osoitti, että uudet työntekijät kokivat työsuhteen alussa hyväksytyksi tulemisen ja yhteenkuuluvuuden tunteen todella tärkeäksi.

– Suunnitelmallisen perehdytyksen avulla työntekijä sopeutuu työyhteisöön paremmin ja nopeammin, Heidi muistuttaa.

–  Kun uusi työntekijä otetaan vastaan hyvin, ovat vaikutukset  “minäpystyvyyteen” huomattavat. Työntekijät, joilla on hyvä minäpystyvyys, kokevat pystyvänsä oppimaan helposti uusia asioita ja luottamus omaan tekemiseen on vahvempaa.

– Perehdytyksen ollessa laadukasta, edistää se työntekijän aktiivista toimijuutta, jolloin työntekijä ottaa vastuuta omasta oppimisestaan.

Työtehtävien ja yrityskulttuurin tehokas sisäistäminen ja saumaton integraatio työyhteisöön satavat luonnollisesti myös työnantajan laariin.

–  Organisaation kannalta vaikutukset ovat moninaiset: perehdytys vaikuttaa suoraan muun muassa työn tulokseen ja laatuun, työtapaturmien ja sairauspoissaolojen määrään ja työntekijöiden sitoutumiseen. Hyvin suoritettu perehdytys vähentää vaihtuvuutta ja edistää työnantajamielikuvaa, Heidi summaa.

Aliresursointi ja suunnitelmallisuuden puute perehdytyksen yleisimmät sudenkuopat

Modernin työelämän haasteiden yhteinen nimittäjä on usein helppo tunnistaa: ajan puute. Heidin mukaan asian laita on tämä myös perehdytyksen suhteen.

– Perehdyttämisen epäonnistumisen syynä on valitettavan usein ajan puute. Näin tärkeä osa-alue ei saisi jäädä paitsioon puutteellisten resurssien takia. 

– Myös epäselvä vastuunjako on yleinen tekijä riittämättömän perehdytyksen takana. Selkeät mallit ja suunnitelmallisuus auttavat tässä: mitkä osuudet ovat HR:n vastuulla, mitkä taas kuuluvat operatiivisen esihenkilön tai perehdyttäjän työpöydälle ja niin edelleen, Heidi ohjeistaa.

Suunnitelmallisuuden ja sopivan aikataulun merkitys näkyy myös perehdytyksen jaksottamisessa. Heidin tutkimus osoitti, että työnopastus, joka toteutettiin vaiheittain ja sisälsi selkeitä tavoitteita edisti uuden työn oppimista. 

– Toistot ja  uuden tiedon palastelu ovat tehokas tapa ehkäistä informaatioähkyä, Heidi huomauttaa. Oppimista voidaan edistää parhaiten huomioimalla uuden oppijan aikaisemmat tiedot ja taidot sekä oppimisnopeus.

– Työn oppimista voidaan edistää määrittelemällä selkeät oppimistavoitteet, jolloin työntekijä pystyy ottamaan vastuuta omasta oppimisestaan. Selkeillä oppimistavoitteilla on tilastollisesti erittäin merkittävä yhteys hyvään työssä suoriutumiseen. 

Perehdytyksen jaksottaminen auttaa uutta työntekijää myös pysymään motivoituneena ja tarjoamaa elintärkeitä onnistumisen tunteita.

– Pienet onnistumiset ruokkivat itseluottamusta, edistävät uuden oppimista ja motivoivat työntekijää.

Väärä perehdyttäjä voi kääntää onnistuneen rekrytoinnin epäonnistuneeksi

Heidi korostaa, että perehdyttäjän asema on erityisen kriittinen.

– Kaikki lähtee onnistuneista perehdyttäjien valinnoista. Työsuhteen alussa uudet työntekijät kiinnittyvät perehdyttäjään, jolloin perehdyttäjän asenne ja tavat toimia siirtyvät uusille työntekijöille.

– Jotta henkilö menestyisi perehdyttäjän tehtävissä, tulee hänellä olla hyvät vuorovaikutustaidot ja aitoa innostusta opettamista kohtaan.

– Tulee myös muistaa, että paras työntekijä ei ole välttämättä paras perehdyttäjä. Usein paras tulos saadaan, kun perehdyttäjiä on useita. Meillä kaikilla on erilaista tietoa ja erilaisia taitoja.

Tutkimuksen aikana yksi merkittävimmistä muutoksista tapahtui Heidin havaintojen mukaan perehdyttäjien asenteissa ja ajattelumalleissaan: he ymmärsivät, ettei heidän roolinsa ollut ainoastaan opettaa työtehtävien oikeaoppista suorittamista, vaan myös edistää uusien työntekijöiden työssä viihtymistä ja työssä onnistumista. 

Perehdytys ei ole poikkeus – tuloksia ei saavuteta ilman tavoitteita ja mittareita 

Myös perehdytysprosessien arvioimiseen löytyy erilaisia mittareita. Suomessa näitä kuitenkin harvoin käytetään.

– Ja jos jotain mitataan, niin usein vain työntekijöiden tyytyväisyyttä. Eikä sitäkään verrata aiempaan dataan, jolloin data jää hyvin irralliseksi eikä vaikuttimia niiden takana tunnisteta.

Heidin mukaan perehdytyksen onnistumista analysoidessa unohdetaan usein yksi tärkeä osapuoli: perehdyttäjät.

–  On tärkeää, ettei mitata pelkästään työntekijöiden tyytyväisyyttä, vaan palautetta kerätään kaikilta perehdyttämiseen osallistuneilta.

Tutkimukseensa Heidi valitsi Kirkpatrickin vaikuttavuuden arviointimallin, joka lähestyy perehdyttämisen kehittämisen tuloksellisuutta neljästä eri näkökulmasta: 

1. Reaktiot: miten uudet työntekijät ovat kokeneet perehdyttämisen?
2. Oppiminen: millaisia oppimistuloksia on saavutettu?
3. Käyttäytyminen: miten uusi toimintamalli on otettu organisaatiossa käyttöön?
4. Tuloksien analysointi: perehdyttämisen vaikutus organisaation tulokseen ja toimintaan. 

–  Muita tuloksien analysoinnissa käytettäviä mittareita voivat olla myös uusien työntekijöiden valmius suositella työnantajaa, työntekijöiden vaihtuvuus ja laatuvirheet, Heidi listaa.

Prosessit ja mallit ohjaavat tekemistä – jokainen perehdytyskerta on kuitenkin ainutlaatuinen

Perehdytysprosessien kehittämisessä on tärkeää löytää oikea malli. Osana tutkimusta organisaatiossa otettiin käyttöön Heidin kehittämä suoriutumista edistävä perehdyttämismalli. Perehdyttämismallissa on elementtejä Kleinin ja Heuserin (2008) IWG-mallista ja Bauerin (2010) 4C-mallista. Mallissa perehdytys jaksotetaan kahteentoista vaiheeseen:

Kuva: ACTA WASAENSIA 495

– Perehdyttämismallissa on elementtejä Kleinin ja Heuserin (2008) IWG-mallista ja Bauerin (2010) 4C-mallista.

– Tässä mallissa perehdyttäminen käynnistyy jo ennen työsuhteen aloittamista. Avoin viestintä ja työyhteisöstä sekä kulttuurista kertominen vähentävät jännitystä – ensimmäinen työpäivä on aina jännittävä asia, mutta liian korkea jännitystaso hidastaa tai pahimmillaan estää uuden tiedon vastaanottamista.

Heidi muistuttaa, että pienet eleet voivat nousta arvoon arvaamattomaan uuden henkilön työsuhteen alkutaipaleella.

– Esimerkiksi lounaan tarjoaminen ensimmäisenä päivänä voi olla symbolisesti merkittävää uudelle tiimin jäsenelle.

–  Mallin keskiössä on osoittaa kiinnostusta uuden työntekijän oppimiseen – perehdytyksen aikana käydään säännöllisiä keskusteluja ja työntekijä kirjoittaa perehdyttäjän avustuksella oppimispäiväkirjaa.

Heidi teroittaa, että vaikka yhtenäinen prosessi on tärkeä ja tehokas työkalu, on jokainen perehdytyskerta uniikki.

– Perehdyttäminen on aina yksilöllistä ja ainutkertaista. Vaikka perehdytettävä työtehtävä olisikin sama, jokainen perehdytyskerta on yksilöllinen ja perehdyttämistä tulee mukauttaa jokaisen yksilön kohdalla. 

Oikeat työkalut edesauttavat oppimista ja sitoutumista

Soveltuvien prosessien ja avainhenkilöiden tunnistamisen lisäksi on tärkeää löytää oikeat työkalut perehdyttämisen tueksi.

– Perehdytyssuunnitelmat ovat hyviä, jos ne on laadittu systemaattisesti. Niiden tulisi sisältää ainakin vastuualueiden jako, vastuuhenkilöt ja tavoiteaikataulut.

– Myös kirjallinen materiaali on aina paikallaan: ensimmäisinä päivinä tietoa tulee paljon joten on hyvä, että työntekijä voi tarvittaessa palata niiden pariin. 

– Yritysesitteet ja työohjeet ovat hyvää aineistoa “tervetuloa töihin” -infojen yhteydessä jaettavaksi. Intranet on kätevä paikka tiedon keräämiseen: tiedon tulisi olla aina helposti löydettävissä, käytettävissä ja sisäistettävissä. Ideaalitilanteessa työnantajalla on myös tarjota erilaisia vaihtoehtoja erityyppisille oppijoille.

 Heidi kokee myös äärimmäisen tärkeäksi, että perehdyttämistä ei viedä täysin sähköiseen ympäristöön. 

– Ihmiset ja aidot kohtaamiset ovat tärkeitä. Mikään ei korvaa täysin sitä, että perehdytysjakson aikana pääsee aidosti tutustumaan uuteen työyhteisöön ja ympäristöön. 

Esiperehdytys tuo merkittävää lisäarvoa

Laadukas perehdyttäminen alkaa jo ennen ensimmäistä työpäivää. Hyvin tärkeää on se, mitä tapahtuu palkkauspäätöksen ja ensimmäisen työpäivän välisenä aikana.

– Siinä on paljon riskejä, jos palkkauksen ja ensimmäisen työpäivän välissä ei ole lainkaan kosketuspisteitä.

– Jos henkilö ei saa ohjattua tietoa, tuppaa hän usein keräämään tietoa epävirallisten kanavien kautta. Valitettavan usein ihmiset painottavat nimenomaan negatiivisia asioita, joten on hyvä, että saatavilla on myös positiivisia, omia päätöksiä vahvistavia tietoja.

– Yleensä tunne siitä, onko tehnyt oikein uravalinnan, muodostuu ensimmäisten työpäivien aikana – esiperehdytyksellä voi vaikuttaa tähän valtavan paljon. Esiperehdytys osoittaa välittämistä ja sitouttaa uutta työntekijää.

Yksi TalentAdore Hire -ratkaisun ominaisuuksista on esiperehdytys -moduulimme. Se on on tehokas tapa tutustuttaa työntekijä uuteen työpaikkaan rauhassa, helpottaa ensimmäisten viikkojen infoähkyä ja auttaa työntekijän nopeammin tuottavaan työhön.

Perehdytys ei ole ainoastaan henkilöstöhallinnon prosessi

Laadukkaan perehdytyksen kompastuskiveksi voi muodostua se, että perehdytys nähdään organisaatiossa puhtaasti HR-prosessina.

– Henkilöstöhallinnolla on tietysti kehitysvastuu, mutta itse perehdytyskokemus on erityisesti esihenkilöiden, perehdyttäjien ja kokeneiden kollegoiden vastuulla.

Keskeistä on myös johdon tuki. Perehdytysmalliin ja -suunnitelmaan tulisi sitouttaa koko organisaatio, ylhäältä alas.

– Hyvä perehdytys lyhentää investoinnin – tässä tapauksessa uuden palkkauksen – takaisinmaksuaikaa.

Voit tutustua tarkemmin Heidin väitöskirjan verkkoversioon tästä.

Jos haluat verkostoitua Heidin kanssa LinkedInin puolella, klikkaa hänen profiiliinsa tästä.