Kompetenssipohjaisen rekrytoinnin käyttöönotto: 6-kohtainen opas HR- ja rekrytointiammattilaisille

Vaikka osa organisaatioista on jo ottanut käyttöön osaamispohjaisia käytäntöjä, niiden yleisyys vaihtelee tutkimuksesta toiseen. TalentAdoren 2025 järjestämässä webinaarissa 54 % vastaajista kertoi, ettei kompetenssipohjaista rekrytointia oltu vielä otettu käyttöön heidän yrityksessään.

Mistä kompetenssipohjaisen rekrytoinnin implementaatiossa tulisi lähteä liikkeelle? Mikäli yrityksenne on harkinnut osaamisperusteisen rekrytoinnin käyttöönottoa, on tämä blogi juuri sitä, mitä lääkäri määrää.

Tämän kuusikohtaisen tarkistuslistan avulla opit:

• Miten luodaan pohja kompetenssipohjaiselle rekrytoinnille
• Miten rakennetaan osaamiseen perustuva rekrytointiprosessi
• Miten suunnitellaan kompetenssilähtöiset, strukturoidut haastattelut
• Mitä työkaluja ja teknologioita kannattaa hyödyntää

Vinkki: Jos et vielä ole lukenut pikaopastamme kompetenssipohjaiseen rekrytointiin, suosittelemme tutustumaan siihen ensin. Näin saat haltuun tarvittavan terminologian ja yleiskäsityksen kompetenssipohjaisen rekrytoinnin maailmasta.

1. Luo pohja osaamisperusteiselle rekrytoinnille työanalyysin avulla

Pohjatyön tekeminen saattaa kuulostaa työläältä ja puuduttavalta puurtamiselta, mutta se on välttämätön osa kompetenssipohjaisen rekrytoinnin rakentamista. Ensimmäinen vaihe on organisaation nykyisten roolien määrittely työanalyysin avulla.

Jokaisen rekrytointiprosessin lähtökohtana on selkeä hakijaprofiili – tätä varten kannattaa luoda roolikohtaisia pohjia, joita voi hyödyntää eri tehtävissä. Työnanalyysin yhteydessä tulisi vastata ainakin seuraaviin kysymyksiin:

• Mitkä ovat roolin ensisijaiset tehtävät ja vastuualueet?
• Mitkä ovat toissijaiset tehtävät ja vastuut?
• Mitä taitoja ja kompetensseja roolissa onnistuminen edellyttää?
• Mitä osaamisia voidaan pitää hyödyllisinä, mutta ei välttämättöminä?

Seuraavaksi askel on pisteyttää ja luokitella kompetenssit niiden merkityksen mukaan. Tämä auttaa fokusoimaan rekrytointia oikeisiin osaamisiin – “yksisarvisia” kun harvoin löytyy. Pisteytykset ja luokitukset ovat erityisen hyödyllisiä hakemusten arvioinnissa ja vertailussa. 

Yksinkertainen esimerkki kompetenssien valintalomakkeesta.

Vaikka työnkuvapohjat yhtenäistävät prosessia, jokainen rekrytointi on uniikki. On hyvä selvittää ja arvioida, puuttuuko tiimiltä tällä hetkellä jokin kriittinen osaaminen, jota kannattaisi priorisoida rekrytoinnissa.

Hyödyllisiä työkaluja: työnkuvapohjat, kompetenssien valintalomakkeet, ESCO-luokitus

2. Laadi kompetenssilähtöisiä työpaikkailmoituksia ja houkuttele oikean profiilin osaajia

Moni ajattelee, että osaamispohjainen rekrytointi alkaa vasta arviointivaiheessa. Todellisuudessa koko prosessin tulee pohjautua osaamiseen – alkaen työpaikkailmoituksista.

Selkeästi muotoiltu ilmoitus, jossa kuvataan tarvittavat taidot ja kompetenssit, auttaa tavoittamaan oikeanlaisen hakijajoukon. Pohdi ensin työpaikkailmoituksen tavoitteita: haluatko saavuttaa mahdollisimman laajan näkyvyyden, vai kohdentaa ilmoituksen mahdollisimman tarkasti? Työnantajavetoisilla markkinoilla voi olla kannattavaa pyrkiä hyvin kohdennettuun työpaikkailmoitukseen, jotta hakemuksia ei tulisi liikaa. 

Vältä geneerisiä tehtävänkuvauksia ja nälkävuoden mittaisia vaatimuslistauksia – ne voivat pahimmillaan karkottaa juuri ne osaajat, joita etsit. Kerro sen sijaan konkreettisesti, mitkä taidot ovat keskeisiä, ja luokittele ne tärkeyden mukaan. Mieti myös kriittisesti koulutusvaatimuksia, sekä kokemusvaatimusten esittämistä vuosissa: ovatko ne todella paras tapa mitata osaamista, vai voivatko ne sulkea pois muilta osin erinomaisia ehdokkaita?

Modernit työkalut, kuten generatiivinen tekoäly (esim. ChatGPT tai Gemini), voivat auttaa ilmoitusten luomisessa tai ideoiden sparrailussa.

Hakulomake on aliarvostettu työkalu kompetenssipohjaisen rekrytoinnin paletissa. Mukautettavien lomakkeiden avulla hakijan kompetenssia voidaan arvioida kattavammin jo alustavan skriinauksen yhteydessä. Tämä vähentää ansioluetteloon pohjautuvan hakemusseulonnan painoarvoa ja mahdollistaa syvemmän sekä tasapuolisemman esikarsinnan.

💡 Ajattelemisen aihetta: entäpä jos rekrytointiprosessi olisi täysin CV-vapaa?

Hyödyllisiä työkaluja: generatiivinen tekoäly, mukautettavat hakulomakkeet, rekrytointianalytiikka

3. Rakenna kompetenssipohjainen seulonta- ja arviointiprosessi

Vaikka voisi kuvitella, että hakijoiden seulonta ja arviointi perustuvat automaattisesti osaamiseen, on myös näiden osa-alueiden “kompetenssipohjaistamisessa” paljon huomioitavaa.

Hakemukset eivät ole keskenään yhtä laadukkaita. Vaikka työpaikkailmoitus olisi laadittu osaamislähtöisesti, osaavimmat ja pätevimmät hakijat eivät aina ole taitavimpia hakemusten laatimisessa.

Yksi keino saada lisämateriaalia arvioinnin tueksi on videoiden hyödyntäminen: yksisuuntaiset videohaastattelut sekä videohakemukset ja -kysymykset tuovat esiin hakijan persoonaa ja täydentävät CV:tä. Kysymysten tulee kuitenkin olla strukturoituja ja kompetensseihin pohjautuvia.

Syrjivien vinoumien vähentämiseksi alkuvaiheessa voidaan hyödyntää myös anonyymia rekrytointia. Anonymisoimalla esimerkiksi rekrytoinnin ensimmäiset vaiheet varmistetaan, että fokus on ainoastaan hakijan osaamisessa. Tämä johtaa monipuolisempaan osaajapooliin ja voi auttaa paljastamaan ennakkoluuloja ja muita valuvikoja rekrytointiprosessin tasavertaisuudessa.

Joissain rooleissa konkreettiset työnäytteet ja case-tehtävät ovat oiva tapa arvioida hakijan käytännön osaamista. On kuitenkin tärkeää varmistaa, ettei tehtävän laajuus tai määrä ole kohtuuton. Ilmaisen työn teettäminen hakijalla on epäeettistä, ja vaikka se ei olisikaan tarkoituksena, voivat laajat työnäytteet tai tehtävät antaa siitä helposti väärän vaikutelman.

Tietyissä rooleissa on mahdollista hyödyntää myös työsimulaatioita.

Perinteisesti henkilöarvioinnit ja kykytestit säästetään rekrytoinnin loppuvaiheisiin, mutta niitä voi hyvin käyttää myös aiemmin. Tulosten hyödyntäminen jo haastatteluvaiheessa tuo syvyyttä arviointiin, mutta samanaikaisesti tulee arvioida, kuinka raskaaksi hakemisprosessi muodostuu. Tutkimustieto osoittaa, että lähes puolet (48%) työnhakijoista on jättänyt työhakemuksen tekemättä pelkästään siksi, että hakuprosessi vaikutti liian vaikealta.

Jotta arviointi olisi tasapuolista, kannattaa hyödyntää valmiita arviointipohjia. Ne laaditaan työanalyysin pohjalta ja pisteytetään haetun roolin kriteerien ja tiimin tarpeiden mukaan. Eri vaiheissa voidaan käyttää erilaisia arviointikriteerejä – alkuvaiheessa rekrytointia painotetaan yleensä eri asioita, kuin loppuvaiheen haastatteluissa.

Hyödyllisiä työkaluja: arviointipohjat, videokysymykset ja -haastattelut, henkilöarvioinnit, case-tehtävät, työsimulaatiot

4. Hyödynnä strukturoituja haastatteluja ja referenssien tarkistusta

Kompetenssilähtöinen haastatteluprosessi vaatii johdonmukaisuutta ja tasavertaisuutta. Strukturoitu haastattelu mahdollistaa sen, että kaikille ehdokkaille esitetään samat, osaamiseen pohjautuvat kysymykset. Kun haastatteluprosessi on standardisoitu, myös ehdokkaiden vertailu on helpompaa.

Käytännön esimerkkien kautta voidaan ymmärtää, miten hakijat ovat soveltaneet taitojaan aiemmissa rooleissaan. Esimerkiksi:

“Kerro tilanteesta, jossa jouduit ratkaisemaan monimutkaisen ongelman tiukassa aikataulussa. Mitä teit, ja mitä opit?”

Nykyaikaiset työkalut tukevat haastattelukysymysten ja -runkojen luomisessa. Esimerkiksi ChatGPT:stä löytyy kustomoitu tekoälyagentti, joka on koulutettu varta vasten haastattelukysymysten luomiseen.

Vaikka mututuntuma nostaa helposti päätään haastattelutilanteissa, arvioinnin tulisi nojata strukturoituun pisteytykseen. Selkeät kriteerit, haastattelumuistiot ja arviointipohjat tukevat tasapuolista vertailua.

Myös referenssien tarkistus on tärkeä osa osaamispohjaista rekrytointia. Parhaan lopputuloksen saa, kun suosittelijoiksi pyydetään henkilöitä, jotka ovat seuranneet hakijan työskentelyä käytännössä. Referenssit kannattaa rakentaa kompetenssilähtöisesti: pyydä suosittelijoilta konkreettisia esimerkkejä hakijan suoriutumisesta haetun tehtävän kannalta olennaisissa tilanteissa ja työtehtävissä.

Kumppanimme Refapp tarjoaa erinomaisen alustan digitaaliseen, kompetenssipohjaiseen referenssien tarkistamiseen.

Hyödyllisiä työkaluja: haastattelupohjat, arviointipohjat, generatiivinen tekoäly5. Dokumentoi arvioinnit rekrytoinnin jokaisessa vaiheessa

5. Dokumentoi arvioinnit rekrytoinnin jokaisessa vaiheessa

Vuoden 1992 elokuvan “Glengarry Glen Ross” popularisoima myyntislogani “always be closing” voisi rekrytoinnin kontekstissa olla “always be documenting”.

Arviointien ja havaintojen dokumentointi edistää yhteistyötä rekrytoijien ja esihenkilöiden välillä. Hakemuksen käsittelyn reaaliaikainen kirjaaminen auttaa myös muodostamaan paremman kokonaiskuvan hakijan soveltuvuudesta koko rekrytoinnin ajalta. Kun pisteytys yhdistetään laadukkaisiin muistiinpanoihin, on myös hylätyille hakijoille helpompi antaa yksilöllistä ja rakentavaa palautetta.

Kuten kaikilla rekrytoinnin osa-alueilla, myös dokumentaation suhteen on kriittistä varmistaa GDPR:n noudattaminen. Hakijalla on oikeus pyytää kaikki hänen tietonsa nähtäväksi. Kun arviointi, ja täten kaikki muistiinpanot, perustuvat oletusarvoisesti vain kompetensseihin ja pätevyyksiin, voit huoletta luovuttaa kaikki tiedot hakijan tarkasteltavaksi.

Tärkeää: Älä koskaan syötä henkilötietoja tai hakijoista tehtyjä muistiinpanoja kolmansien osapuolten tekoälytyökaluihin, kuten ChatGPT:hen.

Hyödyllisiä työkaluja: rekrytointijärjestelmä, AI-muistiinpanot, generatiivinen tekoäly

6. Varmista, että käytössäsi on oikeat työkalut kompetenssipohjaiseen rekrytointiin

Kompetenssipohjainen rekrytointi edellyttää panostuksia rekrytoinnin jokaisella osa-alueella, joka vaatii kaikista arvokkainta resurssia: aikaa. Oikeat työkalut takaavat sujuvan ja tehokkaan implementaation, sekä kompetenssipohjaisen rekrytoinnin kokonaisvaltaisen toteuttamisen.

Tekoälypohjaiset rekrytointijärjestelmät (ATS:t), kuten TalentAdore Hire, valjastavat tekoälyn soveltuvien osaajien tunnistamiseksi. TalentAdore Hiren AI Skills Match tunnistaa nopeasti, mitkä hakijat vastaavat parhaiten määriteltyjä ydinkompetensseja. Taitoja voi määrittää esimerkiksi ESCO-viitekehykseen tai yrityksen omiin kriteereihin perustuen.

Älykäs automaatio ja esikarsintakysymykset (“knock-out”) nopeuttavat skriinausta ja mahdollistavat nopeamman päätöksenteon myös niiden hakijoiden kohdalla, jotka eivät täytä tehtävän vaatimuksia.

Mukautettavat arvioinnit tukevat strukturoidun arviointiprosessin toteuttamista. TalentAdore Hiren tekoälyavustaja tuottaa ammattimaista ja henkilökohtaista palautetta hylätyille hakijoille arviointien pohjalta.

Kompetenssipohjainen rekrytointi vaatii myös tarkkaa dokumentaatiota – ja sillä on väliä, mihin ja miten tieto tallennetaan. TalentAdore Hire tarjoaa GDPR-yhteensopivan ympäristön arviointien kirjaamiseen ja säilyttämiseen. Järjestelmä on ISO 27001 -sertifioitu, joten tietoturva on taattu.

👉 Haluatko nähdä, miten TalentAdore Hire tukee osaamispohjaista rekrytointia? Testaa järjestelmää itse vaikka heti tämän interaktiivisen tuotekierroksen muodossa.

Toivottavasti olet tämän blogin luettuasi entistä valmiimpi ja inspiroituneempi kompetenssipohjaisen rekrytoinnin käyttöönottoon!