7 vinkkiä palautteen antamiseen hylätyille työnhakijoille

Suomessa syksyllä 2017 tekemämme tutkimuksen mukaan yli 90 % työnhakijoista haluaisi saada palautetta työnhaustaan. Kuitenkin vain alle 20 % kertoi saaneensa sitä.

Haastatteluissa käyneet hakijat saavat useimmiten suullista palautetta puhelimitse, mutta hakemuskarsintaan jääneet eivät juuri mitään. Hakijoille lähetetyt hylkäyskirjeet ovat persoonattomia ja aivan liian geneerisiä. Tämä johtuu useimmiten joko ajanpuutteesta tai loukkaamisen pelosta.

59 % tutkimukseen osallistuneista hakijoista oli jättänyt hakematta yritykseen uudelleen töihin aiemman huonon hakijakokemuksen vuoksi. Yritysten kannalta tämä on todella huolestuttavaa ja tekee pitkällä tähtäimellä rekrytoinnista yhä vain haastavampaa.

Työnhakijat odottavat kommunikaatiota, ja palaute on tärkeä osa sitä. Antamalla palautetta hakijoille voit tehdä hylätyistä hakijoista yrityksesi puolestapuhujia vihamiesten sijaan. Lue täältä lisää, miksi antaa palautetta työnhakijoille. 

Ei kannata pelätä palautteen antamista hylätyille työnhakijoille. Alla käytännön vinkkejä palautteen antamiseen:

1. Aloita positiivisella palautteella

Tämä on kaiken palautteen perusta, eikä ainoastaan hylätyille työnhakijoille. Aloita hakijaa rohkaisevalla positiivisella palautteella ennen kuin alat käydä läpi asioita, jotka hän olisi voinut tehdä paremmin. Positiivinen palaute pehmentää kehityskohteiden kertomista, ja tekee viestistä vähemmän hyökkäävän.

Positiivisen palautteen ei kuitenkaan ole tarkoitus olla liirumlaarumia. Mikä hakijassa oli oikeasti hyvää ja mitä hänen kannattaisi tuoda esiin myös jatkossa? Kerro näistä asioista hakijalle. Positiivinen palaute opettaa yhtä lailla kuin ‘negatiivinenkin’.

2. Ole täsmällinen

Koska olet antamassa hakijoille henkilökohtaista palautetta, yritä olla niin täsmällinen kuin mahdollista. Jos aiot sanoa jotain yleistä kuten ”Sinulla on hienoja taitoja, joita todella arvostamme.”, voit ihan yhtä hyvin lähettää hylkäyskirjeen automatisoidulla sähköpostiviestillä.

Yritä sisällyttää sanomaan sekä piirteitä, joista todella pidit hakijassa, että kehityskohteita, jotka olisivat lisänneet hänen mahdollisuuksiaan tulla palkatuksi. Rakentava ja täsmällinen palaute on tärkeää, jotta hakija voi aidosti oppia.

3. Keskity kehityskohtiin

Palautteessa kannattaa kannustaa hakijoita kehittämään taitojaan ja/tai kerryttämään lisää kokemusta, Mieti, mitä ovat ne asiat xyz, joita hakijan kannattaisi kehittää. Keskity muutamiin olennaisimpiin.

Kannattaako hakijan ulkoista olemusta tai esimerkiksi ääntä kommentoida? Näissä kannattaa olla tarkkana, sillä raja on melko häilyvä. Palaute ei saa mennä henkilökohtaisuuksiin. Hakijalle on kuitenkin arvokasta tietoa esimerkiksi se, miten hän voisi kehittyä työhaastatteluissa. Olennaista on, että keskityt palautteessa vain niihin asioihin, joita hakija pystyy muuttamaan. Ei niihin, joihin hänellä ei ole kontrollia.

4. Vältä henkilökohtaisia tunteita

Näkemyksesi hakijasta on aina omalla tavallaan subjektiivinen, mutta pyri välttämään ennakkoluulojesi tai henkilökohtaisten näkemystesi vaikutusta rekrytointipäätöksiin. Nämä tunteet kannattaa pitää itsellään, eikä niitä pidä koskaan myöskään mainita hylkäyskirjeessä.

5. Kiitä ja palkitse

Lopeta hylkäyskirjeesi aina positiiviseen viestiin, ja toivota hakijalle menestystä tulevaan työnhakuun. Muista myös kiittää häntä ajasta, jonka hän on panostanut hakemiseen.

Mitä jos tarjoaisit hakijalle palautekirjeen lisäksi esimerkiksi alennuskoodin verkkokauppaanne tai leffalipun kiitokseksi? Tästä jää varmasti positiivinen muistijälki ja on erinomainen tapa tehdä vaikutus palautteen lisäksi.

6. Ole henkilökohtainen

Palautekirjeen tulisi kirjoittaa rekrytoija, joka on ollut yhteydessä hakijan kanssa tai muutoin tutustunut hakijaan. Siten palaute tuntuu henkilökohtaisemmalta ja hakija myös näkee, että yritys panostaa hakijoiden hyvään kohteluun.

Muista tarjota hakijoille myös jokin tapa olla yhteydessä sinuun, mikäli he tarvitsevat lisätietoja. Tämä tuntuu unohtuvan aivan liian usein, ja hylkäyskirjeitä lähetetään jopa ’do not reply’-sähköpostiosoitteista.

7. Pyydä palautetta

Voit lopettaa palautekirjeet pyytämällä hakijoilta palautetta. Hakijat antavat palautetta erityisen mielellään, kun ovat ensin saaneet laadukkaan palautekirjeen.

Luin LinkedInistä vähän aikaa sitten erään työnhakijan kommentin, joka meni suurin piirtein näin: ”Kehtasivat pyytää minulta palautetta, vaikka itse en saanut sitä heiltä, vaikka pyysin.” Työnhakijan tuohtumuksen ymmärtää. Palautteen pitäisi olla kaksisuuntaista.

Antamalla palautetta myös saatte sitä itse todennäköisemmin. Ja kun saatte palautetta hakijoiltanne, ottakaa se ilolla vastaan. Tämä on parasta mahdollista dataa rekrytointiprosessinne kehittämiseksi.

Meneekö palautteen antamiseen liikaa aikaa?

Monet rekrytoijat ovat sanoneet, että he haluaisivat panostaa enemmän hakijaviestintään, mutta heillä ei yksinkertaisesti ole tähän resursseja. Palautteen antaminen vie kieltämättä aikaa, ja sen tekeminen vielä kohteliaasti, hakijaa loukkaamatta, ei onnistu ihan jokaiselta.

Me haluamme ojentaa auttavan kätemme. Virtuaalinen rekrytointiassistenttimme on moderni rekrytointijärjestelmä, joka auttaa rekrytoijia antamaan henkilökohtaista palautetta kaikille hakijoille. Ratkaisumme hyödyntää tekoälyä, joka mahdollistaa palautteen annon nopeasti ja vaivattomasti. Arvioit hakijan muutamalla klikkauksella ja algoritmimme kirjoittaa kohteliaan ja rakentavan palautekirjeen puolestasi.

Haluatko nähdä, miten tämä tapahtuu? Pyydä demo, niin sovitaan tapaaminen (online tai face-to-face).

Jaa somessa omat vinkkisi palautteen antamiseen!