VRA – ketterä ja moderni rekrytointijärjestelmä

VRA eli Virtuaalinen rekrytointiassistentti on innovaatio, joka parantaa kommunikaatiota rekrytoijan ja hakijan välillä. VRA poistaa manuaalisia työvaiheita ja jättää rekrytoijalle enemmän aikaa ihmisläheiseen työhön. VRA on näin ollen ketterä ja moderni rekrytointijärjestelmä, mutta samalla myös paljon muuta.

Mitä sinä rekrytoijana ulkoistaisit rekrytointiassistentille, jos sinulla olisi sellainen? Olisiko se esimerkiksi jokin alla olevista?

1.Hakijalle tietoa rekrytointiprosessin etenemisestä

Monen rekrytointiprosessin heikkoutena on, että se kestää liian kauan. Hakija turhautuu odottaessaan vastausta yritykseltä. Mitä kauemmin se kestää ja mitä huonommin hänelle viestitään rekrytointiprosessin etenemisestä, sitä todennäköisemmin hän ottaa paikan vastaan muualta.

Hakijalle jo viikonkin odotus on pitkä, puhumattakaan kuukausista. Kuinka monella rekrytoijalla on kuitenkaan aikaa kirjoittaa henkilökohtaisia statusviestejä jokaiselle hakijalle rekryprosessin eri vaiheissa? Ei kovin monella. Tässä Virtuaalinen rekrytointiassistentti toimii edukseen.

VRA lähettää hakijoille automaattisia, personoituja statusviestejä rekrytointiprosessin edetessä. Rekrytoijalta säästyy aikaa ja hakijat pysyvät tyytyväisenä. Viesteihin on mahdollista lisätä myös yrityksen omia viestejä, kuten esimerkiksi lisätietoa yrityksestä tai materiaalia haastatteluun valmistautumista varten. Ei mitään spämmiä vaan hakijoiden auttamista ja positiivisen fiiliksen luomista.

2. Työhaastatteluiden sopiminen nappia painamalla

Työhaastatteluiden sopiminen hakijoiden kanssa voi olla tuskainen tie, jos se on vain sähköpostiviestien varassa. Kuulostaako seuraava tutulta?

Rekrytoija: Sopisiko sinulle tiistai klo 10?

Hakija: Valitettavasti minulla on silloin tentti. Kävisikö mitenkään keskiviikko klo 13?

Rekrytoija: Tuo aika ei ole sopiva, mutta tulisitko käymään klo 9 samana päivänä?

Hakija: Valitettavasti en silloin pääse. Ehdottaisitko seuraavalta viikolta aikoja?

…

Ja tämä voi jatkua pitkäänkin. Toki aina on mahdollista soittaa hakijalle, mutta usein sekään ei ole toimivin ratkaisu. Mikäpä sitten on?

Virtuaalinen rekrytointiassistentti pitää sisällään kalenterin, johon rekrytoija voi kätevästi merkitä itselleen sopivimmat haastatteluajat. Kun rekrytoija kutsuu hakijan haastatteluun, hän lähettää hakijalle samalla linkin, jonka kautta hakija pääsee valitsemaan ajoista omaan aikatauluunsa sopivan. Ei enää viestien lähettämistä edes takaisin. Kätevää, eikö totta?

3. Palautetta hakijalle ja takaisin

Hakijat arvostavat saamaansa palautetta ja kokevat sen tärkeäksi. Palautteen antaminen ei kuitenkaan ole siitä helpoimmasta päästä. Miten löytäisi aikaa kirjoittaa palauteviestejä, kun hakijoita on enemmän kuin muutama? Entä miten sitä sitten osaisi kirjoittaa niin kivasti, että palaute olisi rakentavaa eikä hakijaa tulisi vahingossakaan loukattua?

Virtuaalinen rekrytointiassistentti osaa tämän homman. Se kirjoittaa kohteliaita, henkilökohtaisia palauteviestejä rekrytoijien arviointien perusteella. Rekrytoija arvioi hakijaa erilaisten kriteerien perusteella, tekee muutaman klikkauksen, ja niiden pohjalta tekoälyä hyödyntävä VRA muodostaa palautekirjeen.

Lue myös kirjoittamani blogi aiheesta: Miksi kannattaa antaa palautetta työnhakijoille?

4. Hakijakokemuksen mittaaminen reaaliajassa

Haluaisitko tietää, mitä mieltä hakijanne ovat rekrytointiprosessistanne? Palautteen antaminen hakijoille on arvokasta, mutta niin on myös palautteen vastaanottaminen takaisinpäin.

Kyselytutkimuksen tekeminen rekrytointiprosessin jälkeen on yksi vaihtoehto. Se antaa kuitenkin tuloksen vain tietyllä ajanhetkellä ja on myös työlästä. Useimmiten se ei myöskään ole kaikkein optimaalisinta hakijakokemuksen kannalta.

VRA mittaa hakijakokemusta reaaliajasta. Hakijalle menevän palautekirjeen lopussa kysytään, mitä mieltä hakija oli rekrytointiprosessista. Hän saa arvioida prosessin asteikolla 1-5 sekä jättää halutessaan avointa palautetta. Tyypillisiä palautteita hakijoilta ovat:

”Kiitos palautteesta. Tunnistin siitä itseni.”

”Olin todella yllättynyt, kun sain näin tarkkaa palautetta. Iso kiitos!”

”Kiitos paljon palautteesta. Teidän firman pisteet nousivat selvästi. Hyvä tietää, mitä voin nyt kehittää.”

Etuna VRA:ssa on, että tulokset ovat reaaliajassa. Hakijoiden kokemukset saadaan talteen aidoimmillaan juuri oikealla hetkellä.  Ei esimerkiksi kuukausia rekrytointiprosessin jälkeen. Tuloksia voi myös verrata eri tehtävien ja rekrytoijien välillä. Tämä on arvokasta tietoa! Ainahan on varaa parantaa.

Loppusanat

Tällä blogipostauksella halusin selventää, mitä VRA oikein tarkoittaa. Kaiken kaikkiaan se on manuaalisten työvaiheiden ulkoistamista teknologialle, jopa tekoälylle. Tarkoituksena ei kuitenkaan ole korvata rekrytoijaa. Sen sijaan VRA toimii rekrytoijan tukena ja auttaa luomaan erottuvia hakijakokemuksia.

VRA:n magiikka on koettava itse!

Ota meihin yhteyttä, niin näytämme mielellämme, miten Virtuaalinen rekrytointiassistentti toimii käytännössä.