Näin onnistut rekrytointijärjestelmän valinnassa – vältä kalliit sudenkuopat

Markkinoilla on satoja vaihtoehtoja, joista jokainen lupaa parantaa rekrytointianne. Miten voit varmistua, että teet harkitun, dataan perustuvan päätöksen, joka tukee liiketoimintanne kasvua myös tulevaisuudessa?

Tämän haasteen ratkaisemiseksi kokosimme kattavan, käytännönläheisen oppaan: ATS:n osto-opas – Kuule viittä globaalia HR-vaikuttajaa. Tämä opas ei ole pelkkä ominaisuuslista, vaan se purkaa koko ostoprosessin seitsemään selkeään vaiheeseen – tarpeiden määrittelystä aina lopullisen valinnan tekemiseen.

1. MÄÄRITÄ LIIKETOIMINNAN TARPEET
   Selvitä, mitä ongelmia järjestelmän tulee ratkaista ja miten sen tulee tukea rekrytointia.
2. BUDJETOINTI JA SIDOSRYHMIEN SITOUTTAMINEN
   Määritä budjetti ja varmista keskeisten päätöksentekijöiden tuki.
3. TUNNISTA VÄLTTÄMÄTTÖMÄT JA HYÖDYLLISET LISÄOMINAISUUDET
   Erottele “must-have”- ja “nice-to-have”-ominaisuudet toisistaan.
4. LAADI PITKÄ JA LYHYT LISTA
   Tutki markkinoiden tarjontaa ja karsi potentiaaliset toimittajat lyhyemmälle listalle.
5. JÄRJESTÄ DEMOT JA KOKEILUJAKSOT
   Sovi esittelyt ja pyydä mahdollisuuksien mukaan testikäyttöä.
6. PYYDÄ TARJOUKSET
   Pyydä tarjoukset lyhyelle listalle päässeiltä toimittajilta.
7. LOPULLINEN VALINTA
   Vertaa tarjouksia, ominaisuuksia ja kumppanuutta, ja tee päätös.

Kaikki lähtee liikkeelle omista tarpeista, ei teknologiasta

”Ennen kuin kysyt, mitä järjestelmä voi tehdä, määrittele, mitä sinä tarvitset sen tekevän. Teknologian tulee seurata strategiaa, ei määritellä sitä.”

Ennen kuin edes aloitat eri järjestelmien vertailun, on kriittistä ymmärtää, mitä sinun organisaatiosi todella tarvitsee. Oppaamme ensimmäinen vaihe ohjaa sinut kysymään oikeat kysymykset: mitkä ovat rekrytointinne suurimmat pullonkaulat juuri nyt? Miten viiden vuoden liiketoimintasuunnitelmanne vaikuttaa tulevaisuuden osaajatarpeisiin?

Yksi tärkeimmistä harjoituksista on erottaa toisistaan välttämättömät ominaisuudet (must-haves) ja hyödylliset lisäominaisuudet (nice-to-haves). Tämä lista on kompassisi koko prosessin ajan.

• Välttämättömiä ominaisuuksia ovat ne, joita ilman tiimisi ei voi toimia tehokkaasti. Tällaisia ovat esimerkiksi työpaikkailmoitusten editori, automaattinen julkaisu urasivuille, mobiiliystävälliset hakulomakkeet ja integraatiot tärkeimpiin kalentereihin, kuten Outlookiin tai Gmailiin.
• Hyödylliset lisäominaisuudet tuovat lisäarvoa, mutta eivät ole heti välttämättömiä. Näitä voivat olla vaikkapa videohaastattelutyökalut, hyvin pitkälle edistyneet automaatiot, urasivujen rakennustyökalu tai mahdollisuus ostaa rekrytointikampanjoita suoraan järjestelmän sisältä. Muista kuitenkin pitää mielessä juuri teidän rekryprosessi – kaikki ei ole yhtä tärkeää erilaisille organisaatioille. Myös tulevaisuuden tarpeet kannattaa huomioida. 

Tämä erottelu auttaa sinua pysymään jalat maassa demojen aikana, jotta et häikäisty hienoista toiminnoista, jotka eivät kuitenkaan ratkaise todellisia ongelmianne.

Älä katso vierestä – osallistu aktiivisesti demoihin

”Pysy aktiivisena demon aikana. Älä ainoastaan katso – osallistu. Pyydä heitä käymään läpi teidän skenaarionne, ei vain heidän käsikirjoitustaan.”

Älä tyydy katselemaan myyjän valmista esitystä. Hyvä valmistautuminen takaa, että demo keskittyy teille tärkeisiin asioihin.

Kysy itseltäsi mm. seuraavia: 

1. Miten järjestelmä käsittelee suurten hakijamäärien esikarsintaa? 
2. Voiko työnkulkuja mukauttaa ilman raskasta IT-tukea? 
3. Kuinka intuitiivinen se on rekrytoiville esihenkilöille? 

Lisää kysymyksiä oppaassa: lataa täältä ilmaiseksi.

Jotta saatte demosta kaiken hyödyn irti, pyytäkää myyjää käymään läpi juuri teidän todellisia käyttötilanteitanne. Kun myyjä joutuu poikkeamaan valmiista esityksestään ja soveltamaan järjestelmää teidän prosesseihinne, näette aidosti, miten joustava työkalu on ja ratkaiseeko se todella teidän ongelmianne.

Asiantuntijat jakavat kokemuksensa – opi muiden kokemuksista

Nostaaksemme oppaan tasoa entisestään haastattelimme viittä kansainvälisesti arvostettua HR- ja rekrytointialan asiantuntijaa, jotka jakavat vuosikymmenten kokemuksensa.

Johnny Campbell 🇬🇧, SocialTalentin toimitusjohtaja, painottaa sopivuuden merkitystä. Liian usein yritykset yrittävät taivuttaa toimintakulttuurinsa teknologian muottiin, vaikka sen pitäisi olla päinvastoin.

“Teknologia ei korjaa rikkinäistä rekrytointia, mutta oikea rekrytointijärjestelmä voi vahvistaa sitä, mikä jo toimii – ja tuoda esiin sen, mikä ei toimi.”

Rekrytointikouluttaja Jacco Valkenburg 🇳🇱 painottaa käyttöönoton tärkeyttä:

“Hyvän rekrytointijärjestelmän tulisi auttaa teitä rekrytoimaan nopeammin ja älykkäämmin. Mutta menestys ei riipu niinkään työkalusta, vaan siitä, miten otatte sen käyttöön.”

HR-vaikuttaja ja kirjailija Saana Rossi 🇫🇮 puolestaan tiivistää tärkeimmät ominaisuudet, jotka tekevät järjestelmästä todella tehokkaan arjessa.

“Rekrytointijärjestelmän keskeisimmät ominaisuudet ovat helppokäyttöisyys, sujuva hakijahallinta, viestintäominaisuudet sekä analytiikan ja raportoinnin hyödyntäminen.”

Lataa koko opas ja onnistu valinnassa

Tämä blogiteksti raapaisee vain pintaa oppaan sisällöstä. Jos haluat perusteellisen, askel askeleelta etenevän suunnitelman ja kaikki työkalut onnistuneeseen valintaan, lataa koko 42-sivuinen opas veloituksetta.

Tee seuraavasta rekrytointijärjestelmäinvestoinnistasi menestys.

Lataa tästä ilmainen ”ATS:n osto-opas”