Huomioi nämä 6 asiaa, kun olet hankkimassa rekrytointijärjestelmää

Työkaluja ja kanavia rekrytointiin on olemassa valtava määrä: sosiaalisen median alustat, kuten LinkedIn ja Meta, työpaikkaportaalit, henkilökohtaiset verkostot ja rekrytointifirmat.

Monipuoliset kanavat helpottavat rekrytointia, mutta datan hallinta niissä kaikissa voi nopeasti tehdä rekrytoijan työstä pirstaleista ja tehotonta. Tuntuuko sinustakin, että käytät liian paljon aikaa manuaaliseen työtehtäviin? Kenties on aika modernisoida rekrytointiprosessinne ottamalla käyttöön nykypäivän mukainen rekrytointijärjestelmä. 

MIKÄ ON REKRYTOINTIJÄRJESTELMÄ?

Rekrytointijärjestelmä (englanniksi: applicant tracking system eli ATS) on rekrytointiprosessien toiminnanohjausjärjestelmä rekrytointia tekeville henkilöille. Se on ohjelmisto esimerkiksi työpaikkailmoitusten julkaisuun, hakemusten käsittelyyn, haastattelujen seurantaan ja kommunikointiin työnhakijoiden kanssa.

Yritysten kyky rekrytoida hakijoita ja sitouttaa työntekijöitä on niille kaikki kaikessa. Hyödyntämällä modernia rekrytointiteknologiaa saat palkattua juuri oikeat talentit, oikeaan aikaan ja oikeaan paikkaan.

Mitä sinun tulisi ottaa huomioon rekrytointijärjestelmää ostaessasi? 👇

MITÄ OTTAA HUOMIOON, KUN OLET HANKKIMASSA REKRYTOINTIJÄRJESTELMÄÄ?

Rekrytointijärjestelmän valinnassa on otettava huomioon useita tekijöitä. Tässä on blogissa on muutamia huomioitavia seikkoja, kun vertaat, arvioit ja päätät, mikä järjestelmä on paras organisaatiollesi.

1. AUTOMAATIO JA PERSONOINTI

Yksi tärkeimmistä syistä valita rekrytointijärjestelmä on vähentää manuaalista työtä ja säästää aikaa automatisoinnin avulla. Etsi siis rekrytointijärjestelmä, joka automatisoi toistuvia työtehtäviä, kuten haastattelujen aikataulutusta, hakijamatchingia ja datan keräämistä. Näiden avulla voit lyhentää rekrytoinnin läpimenoaikoja ja parantaa rekrytointikokemusta molemmin puolin pöytää: sekä rekrytoijille ja hakijoille. 

Henkilökohtaisen viestinnän avulla jopa 70 % hylätyistä hakijoista suosittelisi yritystä sosiaalisille verkostoilleen (TalentAdoren tutkimus 2016-2017). 

Parasta on, jos rekrytointijärjestelmäsi auttaa sinua viestimään hakijoiden kanssa automaattisesti ja näin ollen parantamaan hakijakokemusta. Ota käyttöön siis järjestelmä, jonka avulla voit lähettää henkilökohtaisia tilannepäivityksiä ja palauteviestejä työnhakijoille. 

2. OSAAJAYHTEISÖ ELI TALENT COMMUNITY

Rekrytointijärjestelmää hankittaessa ei tule monesti mietittyä, kuinka hyvin se auttaa sinua rakentamaan yrityksesi omaa osaajayhteisöä ja sitouttamaan työnhakijoita. Osaajayhteisön ei tulisi koskaan olla pelkkä avoimien hakemusten säilytyspaikka, vaan tapa nurturoida osaajia, jotka ovat osoittaneet kiinnostusta yritystäsi kohtaan.

Rekrytointijärjestelmän pitäisi mahdollistaa osaajaryhmien luominen kaikkiin organisaatiosi tarpeisiin, olipa kyseesssä sitten esimerkiksi kausityöntekijät tai kokopäiväiset resurssit eri yksiköissä. Pidä siis huolta, että voit luoda monipuolisia ryhmiä ja kohdentaa heille viestintää näppärästi. Sinun pitäisi pystyä esimerkiksi kutsumaan osaajia hakemaan avoimiin positioihinne ja lähettämään heille muuta hyödyllistä tietoa, kuten uratarinoita ja kutsuja tapahtumiin. 

Ihannetapauksessa sinun ei tarvitse enää edes julkaista työpaikkailmoitusta seuraavan kerran, kun löydät sopivan tekijän jo omasta osaajayhteisöstäsi käsin!

3. KÄYTTÄJÄYSTÄVÄLLISYYS

On tärkeää, että uuden rekrytointijärjestelmäsi käyttöliittymä on yksinkertainen ja helppokäyttöinen kaikille sidosryhmillenne. Ota huomioon sekä työnhakijat, rekrytoivat esihenkilöt että HR-tiimi. 

Valitsemalla intuitiivisen rekrytointijärjestelmän parannat myös työntekijätyytyväisyyttä – jopa 69 % työntekijöistä kokee, että automaatio parantaa heidän tyytyväisyyttään työhönsä.

Kukaan ei pidä kömpelöistä ohjelmistoista, joiden käyttäminen kestää vuosikausia oppia: järjestelmien tulee aina sujuvoittaa prosesseja, eikä päinvastoin. Mitä helpompi rekrytointityökalua on käyttää, sitä paremmin loppukäyttäjäsi sopeutuvat siihen.

Visuaalinen ilme heijastelee osaltaan työnantajabrändiäsi. Onkin tärkeää, että hakulomakkeet ovat sekä käytännöllisiä että ulkoisesti houkuttelevan näköisiä, jotta ne kannustavat hakijoita hakemaan ja ovat linjassa yrityksesti brändi-ilmeen kanssa. 

Mikäli ette halua ylläpitää omaa urasivuanne, niin valitse järjestelmätoimittaja, joka mahdollistaa mahdollisimman pitkälle kustomoidut urasivut.  Ethän halua, että urasivunne näyttää samalta kuin jokaikisellä muulla yrityksellä? 

Varmista lisäksi, että harkitsemassasi työkalussa on ilmainen kokeiluversio tai demo, jotta voit testata sitä ennen sitoumuksia.

4. INTEGRAATIOT

On oleellista, että uusi rekrytointijärjestelmäsi integroituu sujuvasti muihin käytössänne oleviin järjestelmiin, jotta säästät arvokasta työaikaa manuaalisilta tehtäviltä. 

Kun olet palkannut sopivan hakijan, saatat haluta varmistaa, että uusi rekrytointijärjestelmäsi integroituu HR-ohjelmistoosi. Näin voit tuoda uudet työntekijätiedot suoraan työntekijätietokantaasi. Tämä säästää aikaa, on GDPR:n mukaista ja vähentää inhimillisiä virheitä.

Mitä enemmän integraatioita rekrytointijärjestelmäsi voi tarjota, sitä enemmän voit parantaa ja hienosäätää rekrytointiprosessejasi. Esimerkiksi TalentAdore Hire:n jatkuvasti kasvavassa kumppaniverkostossa on lukuisia integraatioita kaikkein suosituimpiin HRIS-ohjelmistoihin, työnhakuportaaleihin ja soveltuvuusarviointityökaluihin.

5. EDISTYNYT ANALYTIIKKA

Yritykset haluavat ja tarvitsevat enemmän datalähtöistä päätöksentekoa. Rekrytointijärjestelmä, joka tarjoaa reaaliaikaisia raportteja antaa sinulle todellista tietoa rekrytointiprosessiesi sujuvuudesta. Tämä auttaa sinua tunnistamaan mahdolliset pullonkaulat ja tekemään entistä parempia rekrytointipäätöksiä. Voit esimerkiksi hyötyä siitä, että näet rekrytointiprosessin kuhunkin vaiheeseen keskimäärin käytetyn ajan ja kuinka hakijakokemus kehittyy ajan myötä.

Jos haluat oppia lisää datalähtöisestä rekrytoinnista, voit lukea siitä blogistamme.

6. LIIKETOIMINNAN TARPEET JA TULEVAISUUDEN NÄKYMÄT

Yrityksillä on hyvin erilaisia tarpeita alansa, liiketoimintamallinsa ja kypsyystasonsa mukaan. Muista punnita päätöksenteossa, mitkä ominaisuudet ovat yrityksellesi tärkeimpiä nyt ja tulevaisuudessa. 

Vaikka yksinkertainen ja halpa ratkaisu perusominaisuuksineen saattaa riittää juuri tässä ajanhetkessä, saatat huomata, että kasvat siitä ulos nopeammin kuin odotit.

Uuden rekrytointityökalun hankinta tulee nähdä pitkän aikavälin investointina, ja on tärkeää laskea sen kustannukset ja hyödyt auki useamman vuoden periodin yli. Voit hyvin pyytää business case -laskelmia myös rekrytointijärjestelmätoimittajaltasi, kun olet tekemässä päätöksiä. Näin voit ottaa huomioon kaiken olennaisimman tiedon ja tehdä päätöksen strategisesti. 

MIKSI KANNATTAA INVESTOIDA REKRYTOINTIJÄRJESTELMÄÄN?

Investoimalla moderniin ja luotettavaan rekrytointijärjestelmään, parannat rekrytointikokemusta, lyhennät rekrytointiprosessien kestoa ja teet dataohjautuvia päätöksiä. Ei enää manuaalista työtä, vaan voit keskittyä kaikkein olennaisimpaan eli ihmisiin. 

Tarvitsetko uuden rekrytointijärjestelmän? TalentAdore Hire on Suomen nopeimmin kasvava rekrytointijärjestelmä 🇫🇮 ja sitä hyödyntävät jo yli 300 organisaatiota Suomessa. Järjestelmä palvelee kattavasti sekä pk-yrityksiä, korporaatioita että rekrytointiyrityksiä. 

Älä epäröi ottaa yhteyttä tiimiimme saadaksesi ilmaisen esittelyn TalentAdoren rekrytointijärjestelmästä. TalentAdore Hiren avulla hallitset koko rekrytointiprosessinne yhdessä järjestelmässä työpaikkailmoituksien luomisesta palkkauspäätöksiin, osaajayhteisöiden rakentamiseen ja uusien työntekijöiden esiperehdytykseen asti. 

Rekrytointikokemus kerää jatkuvasti kiitosta niin hakijoiden, rekrytoijien kuin rekrytoivien esihenkilöidenki toimesta! Lue näkemyksiä TalentAdoresta asiakkaidemme suusta 😊.