Ammattiopisto Spesia: Kasvu peräänkuulutti monipuolista mutta helppokäyttöistä rekrytointijärjestelmää

Vanhan sananlaskun “Mitä useampi kokki, sitä huonompi soppa” toteen käyminen voidaan kuitenkin välttää selkeiden prosessien avulla.

Modernin rekrytointijärjestelmän avulla rekryt sujuvat kuin tanssi niin sisäisesti kuin hakijoiden mielestä. Tämän on todennut myös Ammattiopisto Spesia, joka kaipasi rekrytointimäärien noustessa monipuolisempaa ja jykevämpää, mutta samalla helppokäyttöistä, rekrytointijärjestelmää.

Asiakastarinassamme Spesian HR-tiimin Päivi Starast, Jasmiina Aalto-Hätinen ja Minna Mäkilä kertovat, miten he löysivät etsimänsä järjestelmän TalentAdore Hiren muodossa.

Moniammatillinen ja monimuotoinen Spesia

Ammattiopisto Spesia on monipuolinen ja rohkea ammatillinen erityisoppilaitos, joka työllistää jo 770 työntekijää 12 eri paikkakunnalla. Spesian koulutustarjonnasta löytyy noin 20 erilaista ammatillista perustutkintoa: opiskelijat voivat valmistua muun muassa merkonomiksi, automekaanikoksi, kokiksi tai levyseppähitsaajaksi. Lisäksi Spesia tarjoaa erilaisia valmentavia koulutuksia.

– Missiomme on, että Spesialla saavat loistaa sekä opiskelijat että henkilöstö. Ihan jokainen meistä, roolista riippumatta, on töissä opiskelijoitamme varten, kertoo henkilöstöjohtaja Päivi Starast.

– Emme ole myöskään hierarkinen työyhteisö – yhteistyötä tehdään laaja-alaisesti toimiala- ja toimipaikkarajojen yli.

– “Spesia-henki” on meitä kaikkia yhdistävä tekijä. Se näkyy ja kuuluu arjessa, vaikka organisaatiomme toimiikin eri puolilla Suomea ja työtä tehdään myös hybridiympäristössä, lisää henkilöstöasiantuntija Jasmiina Aalto-Hätinen.

Vaikka Spesia on ammatillinen  erityisoppilaitos, he työllistävät osaajia monipuolisesti myös pedagogiikan ammattilaisten ulkopuolelta.

– Suurin henkilöstöryhmämme on opetus- ja ohjaushenkilöstömme. Lisäksi meillä on työntekijöitä asiantuntijapalveluissa, asumispalveluissa, opiskelijapalveluissa, työelämäpalveluissa sekä tukipalveluissa. Hallinnossa meillä on monipuolisia työtehtäviä IT:ssä, viestinnässä sekä henkilöstö- ja taloushallinnossa, tiivistää Päivi.

Rekrytoinneissa Spesialla korostetaan yhdenvertaisuutta ja monimuotoisuutta. Spesia haluaa olla yhteiskuntavaikuttaja yhdenvertaisuuden ja erilaisuuden kunnioittamisen saralla.

– Meille on tärkeä löytää kanssamme vastaavan arvomaailman jakavia osaajia. Ehdokkaissa tulee ilmetä aito halu ja innostus monimuotoisemman ja tasavertaisemman yhteiskunnan rakentamista kohtaan.

– Haluamme edistää yhdenvertaisuuden toteutumista yhä enenevässä määrin. Vuonna 2024 otimme käyttöön palkka-avoimuuden, jonka johdosta tehtävien palkkahaarukat ilmoitetaan jo työpaikkailmoituksissa, kertoo Jasmiina.

Moniammatillinen Ammattiopisto Spesia tarjoaa työmahdollisuuksia monenlaisille osaajille. Voit tutustua Spesiaan työnantajan tarkemmin heidän urasivuillaan.

Rekrytointijärjestelmän valinnassa ratkaisi kokonaisuus

Toiminnallisuuksien lisäksi meidät vakuutti TalentAdoren palvelukokemus. Hankintaprosessimme oli kattava, mutta saimme TalentAdorelta jatkuvaa ja nopeaa tukea sekä selkeät vastaukset kysymyksiimme

Spesialla rekrytoinneissa pyritään läpinäkyvyyteen, tasarvoisuuteen ja tasalaatuisuuteen. Rekrytointimäärien kasvaessa rekrytointien tueksi kaivattiinkin aiempaa järeämpiä työkaluja, jotta nämä tavoitteet täyttyisivät.

– Aiemmin käyttämämme järjestelmä ei enää täyttänyt kasvumme mukana tulleita tarpeita. Lisäksi halusimme löytää järjestelmän, joka noudattaa varmasti kaikkia tietosuoja-asetuksia, kertoo uuden rekrytointijärjestelmän hankinnassa mukana ollut henkilöstöassistentti Minna Mäkilä.

– Samalla helppokäyttöisyys on kaiken A ja O, sillä rekrytoivat esihenkilöt vastaavat paljon omista rekrytoinneistaan, komppaa Jasmiina.

– Esihenkilöitä on paljon ja jokaisella on oma tyylinsä ja preferenssinsä. On kuitenkin tärkeää, että prosessit toimivat ja näyttäytyvät yhtenäisinä hakijoillemme.

Valintakriteerien kärkipäässä oli myös saavutettavuus.

– Helppokäyttöiset hakemuslomakkeet olivat meille äärimmäisen tärkeä aspekti. Ne vaikuttavat suoraan hakijakokemukseen ja ovat suuressa roolissa saavutettavuuden osalta.

Uuden rekrytointijärjestelmän valinnassa ratkaisi kokonaisuus. Eri palveluntarjoajien vertailun jälkeen päätös valita TalentAdore Hire oli kuitenkin helppo.

– Toiminnallisuuksien lisäksi meidät vakuutti TalentAdoren palvelukokemus. Hankintaprosessimme oli kattava, mutta saimme TalentAdorelta jatkuvaa ja nopeaa tukea sekä selkeät vastaukset kysymyksiimme, kokoaa Päivi.

Vaivaton käyttöönotto yllätti

TalentAdore Hire otettiin käyttöön Spesialla kesälomakauden aikana. Haastavasta ajankohdasta huolimatta käyttöönotto ja perehdytykset sujuivat kuin tanssi.

–  Menimme niin sanotusti “syvään päätyyn”, sillä muutama rekry lähti käyntiin välittömästi käyttöönoton jälkeen. Esihenkilöt oppivat TalentAdore Hiren käytön todella nopeasti, vaikka alkuun tästä oli esihenkilöiden suunnalla huolia, muistelee Jasmiina.

– Sanoisin, että TalentAdore Hiren käyttöönotto meni hämmentävän hyvin – ja olen sentään ikuinen skeptikko,  Minna naurahtaa.

Kehittyvä järjestelmä mahdollistaa strategisen rekrytoinnin

Järjestelmän avulla säästämme aikaa ja voimme viestiä hakijoidemme kanssa kattavasti, aktiivisesti ja henkilökohtaisella otteella. Rekrytointiviestintäämme on kiitelty hakijoiden toimesta ja koemme

TalentAdore Hiren käyttöönoton myötä Spesia on saanut rakennettua heille sopivat prosessit. Järjestelmää käytetään niin sisäisiin hakuihin kuin ulkoisiin rekrytointeihin, ja työpaikkailmoitusten ja hakemuslomakkeiden ilme myötäilee Spesian brändi-ilmettä.

– TalentAdore Hire mahdollistaa tehokkaan ja läpinäkyvän rekrytoinnin. Tiedämme koko ajan, missä vaiheessa rekrytointi, hakijat ja hakemusten käsittelyt menevät. Myös raportoinnin ja analytiikan työkalujen merkitys on suuri, sillä ne mahdollistavat prosessien kehittämisen ja strategisemman tekemisen, summaa Päivi.

Rekrytoinneissa, joissa hakemusmäärät ovat suuria on tehokas ja vaivaton hakemusten seulonta tärkeää. Esimerkki tässä onnistumisesta ovat olleet Spesian kesätyörekryt.

– Hoidimme kesätyörekrymme yhdellä ilmoituksella, ja hyödynsimme hakijoiden jaotteluun TalentAdore Hiren näppärää tägi-ominaisuutta, Minna reflektoi.

Hakijakokemus on yksi Spesian rekrytointien pääpainopisteistä. Hakijapalautetta mitataan aktiivisesti TalentAdoren työkaluilla.

– Järjestelmän avulla säästämme aikaa ja voimme viestiä hakijoidemme kanssa kattavasti, aktiivisesti ja henkilökohtaisella otteella. Rekrytointiviestintäämme on kiitelty hakijoiden toimesta ja koemme, että tämä on pitkälti TalentAdore Hiren ansiota.

Kiitosta saavat myös järjestelmän muokattavuus ja jatkuva kehittyminen.

– Järjestelmässä on paljon toimintoja, joita emme ole vielä ottaneet käyttöön, mutta tulemme varmasti ottamaan! Hyvä esimerkki jatkuvasta kehittämisestä on vasta julkaistu anonyymi rekrytointi, jota olimme odottaneet innolla, koko Spesian HR-tiimi iloitsee yhteen ääneen.

Asiakastuki tuo turvaa hektisen rekrytointiarjen keskelle

Spesian HR-tiimin jäsenten aiemmat kokemukset järjestelmätoimittajien asiakaspalvelun taidosta eivät olleet vakuuttaneet. TalentAdoren Customer Success -tiimi ja tekninen tuki ovat kuitenkin muuttaneet käsitystä.

– Aina kun on tarvetta avulle, tulee apu nopeasti ja varmasti. Koen, että TalentAdorella asiakkaasta ollaan aidosti kiinnostuneita, toteaa Päivi. 

– Myös palautetta sekä kehitysideoita otetaan vastaan avosylin. Vaikkei suuria ongelmia edes ole ollut missään vaiheessa, voimme luottaa, että ongelmat ja haasteet selvitetään.

Mitä Spesian HR-tiimi haluaisi kertoa yrityksille, jotka pohtivat rekrytointijärjestelmän käyttöönottoa tai vaihtamista?

– Valitkaa ihmeessä TalentAdore! Yhteistyö on ollut sujuvaa ja järjestelmästä pitävät niin käyttäjät kuin työnhakijat.

Haluaisitko kuulla lisää TalentAdoren modernista rekrytointijärjestelmästä? Pyydä meidän demoa, niin keskustellaan teidän rekrytoinnin haasteita ja miten voimme auttaa ratkaisemaan niitä. Näet myös käytännössä, miten järjestelmämme toimii.